MANUAL ADMINISTRATIVO 1

D.J.C. CONSULTORES FINANCIEROS, C.A.
RIF J-30285646-9
01/10/2015
COMO ORGANIZAR EL MATERIAL CONTABLE
MENSUALMENTE:

SEPARADORES:
1. Separador para ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS: fotocopia de
los Estados de Cuenta Bancarios completos y legibles del mes
respectivo. Si realiza pagos de préstamos y/o pagares debe
identificarlos en los estados de cuenta bancarios, coloque un
asterisco (*) a cada cuota yal final del estado de cuenta identifique
que es abono a capital y que son intereses.
2. Separador para FACTURAS DE VENTAS REPORTES Z: Reportes
Z emitidos diariamente los cuales deben poseer el cuadre que se
realiza con el deposito, el resumen del Punto de ventas , facturas de
gastos u otros si toma dinero de la venta del día ( por favor no envíe
todos los vouches que recibe con pagos detarjetas, solo el resumen por
Punto de Ventas archivado de forma que se lea sin necesidad de
desengraparlo pues corre el riesgo de que se extravíe)
3. Separador para FACTURAS DE VENTAS : Correlativo de las
facturas de ventas emitidas en el mes .
4. Separador para CUENTAS POR PAGAR : Fotocopias legibles de las
facturas no canceladas al cierre de cada mes , por favor revise que
estén legibles y que todoslos datos se hayan fotocopiado correctamente,
si es contribuyente especial debe realizar retención de IVA y
engraparla a cada factura que corresponde.
5. Separador
para
COMPROBANTES
DE
IVA
MESES
ANTERIORES : comprobantes de IVA que le entreguen sus clientes
sobre facturas que ya fueron canceladas y enviadas en la contabilidad
de meses anteriores al mes que se está procesando , realmente la idea esque usted cobre la factura e inmediatamente coloque el comprobante de
IVA para evitar que pierda este dinero, recuerde hacer seguimiento a
estos comprobantes es una labor administrativa muy importante.

6. Separador para COBRANZAS : Depósitos bancarios que cancelan sus
distintos clientes , anexar la (s) factura (s)
que se cancelan y sus
respectivos comprobantes de retención de IVA e ISLR si lashubieren.
7. Separador de EGRESOS BANCO XXXXX: cada banco por separado
debe contener comprobantes de egreso o transferencias emitidos con
sus respectivos soportes: facturas originales con sus respectivas
retenciones de ISLR e IVA, nominas, pagos de impuestos, reposiciones
de caja chica.
8. Separador para PAGOS EN EFECTIVO
9. Separador para PAGOS REALIZADOS POR ACCIONISTAS
10. Separador para TARJETASCORPORATIVAS : en este separador
debe colocar las facturas que cancele con la tarjeta corporativa y los
pagos que realice a esta.
11. CHECKLIST (solo para contribuyentes especiales): coloque de
primero en el carpeton de GASTOS el CHECKLIST con los TXT de
las 2 quincenas.

OTROS DE LA ORGANIZACIÓN DEL MATERIAL
1. El material debe ser enviado archivado en carpetones tipo Oslo, esto
permite la mejormanipulación y procesamiento de su contabilidad, no será
aceptado material contable que venga en sobres, carpetas de manila, o con
exceso de volumen en cada carpeton, por los innumerables problemas que
ocasiona. Si utiliza carpetas recicladas por favor que estén en buen estado.
2. El carpetón debe ser separado según las necesidades de cada empresa, es
decir por bancos o por día, cuentas porpagar, cobranzas , correlativo de
facturas de ventas o cierres de caja diario en el caso de maquinas fiscales,
pagos realizados en efectivo, etc.,

de manera que el procesamiento

contable sea lo mas comprensible posible para el auxiliar , esto ayudaría a
que los memos por resolver enviados a ustedes sean lo mas cortos que se
pueda, deben utilizar tantos carpetones como lo requieran para evitar quese dañen los documentos en las distintas manipulaciones que realiza el
auxiliar al trabajar con cada contabilidad.
3. Por favor no amontone facturas, las facturas pequeñas, reposiciones de caja
chica, gastos etc. deben ser engrapadas o pegadas en hojas solo tantas
como quepan y en sentido para que sean leídas sin necesidad de voltear la
carpeta ni la cabeza de la persona que procesa.
4. El...