1, 2, 3... Probando

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“Mi primer sistema de contabilidad, si así se le puede llamar, era una agenda electrónica en la que anotaba las citas”, recuerda Jared Wells, propietario del Wells Test Preparation Center de San Diego, California. Cuando abrió una oficina para ofrecer cursos de preparación para exámenes SAT (iniciales de Scholastic Aptitude Test, una prueba psicométrica aplicada enEstados Unidos) y de habilidades de escritura y estudio, Wells quería un mejor sistema que lo ayudara a llevar registros de ingresos y gastos. “Cuando empecé ni siquiera sabía lo que esperaba obtener del sistema de contabilidad”, confiesa Wells. “Ése era quizá uno de mis mayores problemas. A menos que conozcas el propósito del sistema, no puedes desarrollar la estructura correcta. Me tomó dos añosaprender que, como propietario único, los reportes de impuestos eran fundamentales. También quería tener información para tomar las mejores decisiones de negocios.” Con la ayuda de un amigo, desarrolló un sistema de información de clientes usando Microsoft Access, un programa de base de datos, para registrar información de clientes, asentar transacciones y generar facturas y reportes financierossencillos. Wells pronto reconoció que necesitaba software especializado para obtener reportes de impuestos precisos y asistencia profesional para llevar la contabilidad. La empresa que contrató le recomendó QuickBooks Pro, un software de contabilidad para negocios pequeños que es fácil de usar, incluso para personas que no saben mucho de contabilidad. Sin embargo, la transición a QuickBooks no fuesencilla. Wells seguía sin entender para qué servía la contabilidad, además de llevar un registro de ingresos y gastos. Por otra parte, el formato básico estaba diseñado para compañías que fabrican o venden bienes, más que para empresas de servicios. “Eso fue lo que me metió en problemas en primer término. El estado general de cuentas no se ajustaba a mi negocio”, recuerda Wells. Además, suprimer despacho de contadores trabajaba básicamente con compañías más grandes que tenían contralores de

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Caso obtenido de “El futuro de los negocios, edición del milenio” de Larry J. Gitman y Carl McDaniel, 2001, pg. 527-528.

tiempo completo. En lugar de asesorarlo sobre los mejores procedimientos, los contadores lo dejaron tomar decisiones y aprovechar atajos. “Usaron más cuentas ycategorías de gastos de las que en realidad necesitábamos, y como no correspondían con las de las formas fiscales, nos costó mucho trabajo preparar las formas de la declaración de impuestos de 1998.” A principios de 1999, Wells partió de cero para crear un nuevo sistema contable con QuickBooks. “En dos años aprendí lo suficiente de contabilidad para dedicarme a diseñar el sistema yo mismo”, comenta. “Ahoraentendía por qué necesitaba un sistema contable (para reportes de impuestos y administrar el negocio con mayor eficiencia) y la información que requería para cumplir esas metas.” En lugar de usar el sistema de contabilidad estándar del programa, creó un sistema contable adecuado a las necesidades de su negocio. Los registros de gastos ahora tiene una categoría principal que coincide con una formade impuestos y las subcategorías se ajustan a las necesidades internas. Esto facilita la declaración de impuestos y permite elaborar registros de respaldo en caso de una auditoría. Wells aprendió contabilidad por ensayo y error. “No lo recomiendo”, comenta. “Si tuviera que hacerlo de nuevo, tomaría cursos de administración y contabilidad.” En vez de eso, tuvo que luchar con sistemas de reportesfinancieros y otras exigencias propias de una nueva empresa. “Tuve que recorrer tres despachos de contabilidad por mi inexperiencia”, dice Wells. “Si hubiera tenido conocimientos básicos de contabilidad me habría ahorrado varios miles de dólares, más quién sabe cuánto tiempo y productividad perdidos.”
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