Administración de proyectos - organización del proyecto

1. Definición de la organización del proyecto

La identificación y análisis de los factores relevantes para la organización del proyecto, corresponderá a cinco agrupaciones o categorías interrelacionadas entre sí, ellas son:

Participación de los directivos y su equipo en la organización del proyecto en general
Relación con la organización permanente de la empresa
Características propiasdel proyecto en cuestión
Análisis de fortalezas, debilidades y participación de terceros
Costes incrementales o marginales
2. Soluciones organizacionales

Con las técnicas de desarrollo organizacional que existen en la actualidad, no hay una estructura óptima para todo tipo de proyectos, solamente existen mejores y peores soluciones, dependiendo de cada situación en particular.

La relaciónentre el proyecto y la organización en el cuál éste se ejecuta dependerá de factores como:

Tamaño del proyecto
Impacto en el medio ambiente
Tipo de cliente (interno o externo)
Cultura
Complejidad
Recursos disponibles
Modalidad contractual
Circunstancias
Otros factores relevantes
3. Tipos de organización

Organización funcional
Organización por proyecto (proyecto puro)
Organizaciónmatricial
Es importante recordar que el fin último de organizar un equipo humano es poder obtener mayores y mejores resultados debido a la sinergia, que lo que podría obtenerse con cada uno de forma separada. Hay que considerar que el proyecto al ser un emprendimiento temporal, la organización de éste también lo es.

Las reglas burocráticas y rutinarias útiles en empresas grandes no sonaplicables en un ambiente de proyecto, donde para superar problemas imprevisibles y facilitar la innovación se requiere de (según Burns y Stalker):

Flexibilidad orgánica
Informalidad
Incertidumbre en las relaciones (cambio en los roles)
Las relaciones dentro de cada área funcional son entre individuos que desarrollan funciones similares. Ejemplos de áreas funcionales:

Dirección de personalDirección comercial
Dirección de producción
Dirección de ingeniería


Figura 1.1. Relación de Áreas Funcionales

La organización funcional clásica, tal como es mostrada en la Figura 5.2, es una jerarquía donde cada empleado tiene un superior claramente establecido. Los miembros están agrupados según la especialidad: producción, comercialización, ingeniería y contabilidad a nivel superior.Ingeniería se puede subdividir, a su vez, en organizaciones funcionales, tales como mecánica y eléctrica, que respaldan el negocio de la organización más grande. Las organizaciones funcionales también tienen proyectos; sin embargo, el alcance del proyecto generalmente se restringe a los límites de la función. El departamento de ingeniería de una organización funcional realizará el trabajo del proyectode manera independiente de los departamentos de fabricación o comercialización. Cuando se emprende el desarrollo de un nuevo producto dentro de una organización puramente funcional, la fase de diseño es frecuentemente denominada proyecto de diseño, e incluye sólo personal del departamento de ingeniería. Por lo tanto, cuando surgen preguntas relacionadas con fabricación, éstas se pasan a través dela jerarquía de la organización hasta el jefe del departamento, quien consulta con el jefe del departamento de fabricación. El jefe del departamento de ingeniería transmite la respuesta a través de la jerarquía hasta el gerente funcional de ingeniería.





Figura 1.2. Organización funcional

Ventajas de la organización funcional

Máxima flexibilidad en el empleo de los recursoshumanos.
Los especialistas de una misma área funcional pueden ser empleados en distintos proyectos.
Amplia base técnica dentro del área funcional para solución de problemas y creatividad.
Mejor continuidad tecnológica cuando algunos especialistas abandonan la organización.
Permite el normal crecimiento y desarrollo profesional de las personas cuya especialización esta en el área funcional....