Administración documental

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  • Publicado : 26 de marzo de 2011
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La Administración Documental es una necesidad que se ha Mantenido constante a lo largo de la Historia hasta la actualidad, al ser éstos el soporte de la información producida y utilizada por lasAdministraciones. Su importancia se deriva del hecho de que la seguridad jurídica no sólo de las administraciones sino también de los ciudadanos se basa en la información contenida en los documentosadministrativos. Si la adecuado mandato de los documentos es una necesidad en cualquier organización, en una administración como la nuestra, basada en la práctica y en la que la producción documental seduplica cada tres o cinco años, la gestión de la masa de documentos producidos se convierte en un problema acuciante que necesita de una solución.

La administración documental esta destinada aplanear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lolargo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo son preservados para la realización de suspropósitos culturales y personales.
Durante siglos la gestión documental en las organizaciones fue dominio exclusivo de administradores, archivadores y bibliotecarios, cuyas herramientas manualesbásicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel los ficheros o kardex que permiten hacer la recuperación de informaciónmediante sistemas de codificación y clasificación. Así mismo fue como se hizo uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el iniciode las bases de datos y la aparición de los procesadores de información.

Al ser los documentos un soporte de la información que se produce y se utiliza en una empresa, se ha hecho necesaria su...
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