Administracion documental conceptos basicos

TERMINOS TECNICOS DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Administración documental: Son normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización,permitiendo la recuperación de información desde ellos, determinando el tiempo en que los documentos deben guardarse, y eliminar los que ya no sirven para asegurar la conservación indefinida de los documentosmás valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Conservación: Es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta eldestino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.
Documentación: Dentro de una organización incluye todas las formas de Información desestructurada que se producen oreciben en el ejercicio de la propia actividad (esto incluye borradores, documentos de trabajo, etc.)

Gestión de documentos: Es el conjunto de acciones asociadas al manejo y proceder respecto de ladocumentación que genera una institución. Normalmente incluye una primera fase, cuando los documentos están en proceso de tramitación, y una segunda fase, cuando los documentos ya se encuentrantramitados. Las tareas y procedimientos que se realizan en esta segunda fase son, propiamente, gestión de archivos. La gestión documental se inicia a partir de la generación y/o recepción del documento, y seextiende por todo el ciclo de vida que tiene la documentación.

Casilleros: Dícese de ciertos muebles con divisiones, gavetas u otras aberturas que sirven para guardar documentos.

Facsímil: Esuna copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor.

Flujo grama: Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un procesoempresariales.

Foliación: Numeración de los folios de un libro.

Marbete: Es una etiqueta descriptiva que se adhiere a un objeto con un rótulo que indica su naturaleza o propiedades. También puede...