Administracion Documental

LEIDY YOHANNA
OSORIO GRISALES

ACTIVIDAD SEMANA 1

ADMINISTRACION DOCUMENTAL –GENERALIDADES-

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

1. La Administración Documental nos instruye acerca del tratamiento administrativo que se le debe dar a los documentos con el fin de facilitar su utilización y conservación. es un conjunto de actividades dirigidas al manejo, trato yorganización de documentos, desde su inicio en el archivo de gestión hasta su destino final tal vez como archivo histórico o su eliminación, con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

2. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL:
* Facilitar la búsqueda de un documento y su conservación  
* Reducir costos y espacios.
*seguir un proceso productivo sin apartarse de losobjetivos desde los inicios de la organización
*convertir los documentos almacenados en material de consultas y ayudas futuras *Incrementar la eficiencia organizacional
* La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización delproceso de trabajo.
* Apoyar a las investigaciones y procesos legales.
* Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

* ENSAYO SOBRE EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN UNA EMPRESA
El Administrador   Documental esla persona que resguarda los documentos, expedientes y   demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, al fin de mantener la información actualizada y organizada a disposición de la entidad. Hoy en día   las empresas en el mundo han comprendido que la administración documental es de vital importancia ya que por medio de la buenaadministración de esta, se maximizan los recursos dentro de la organización porque se ahorra tiempo, dinero y sobre todo permite tener mayor conocimiento del cliente que es   parte fundamental el cual está orientado el mercado en términos generales.

Dentro de la empresa donde laboré (UNIVERSIDAD CATOLICA DE MANIZALES) se desarrollan actividades propias del archivo en diferentes dependenciascomo son: Unidad Virtual, mercadeo, Almacén y Suministros, Unidad de calidad, contratación, nómina, publicidad,…dentro de los cuales se obtienen diferentes clases de documentos e información propia de la entidad, en la que es debidamente conservada por las respectivas secretarias de las áreas q son las encargadas de realizar el trabajo de administración documental, también son responsables de lainformación resguardada. Esta clase de manejo de la información tiene ventajas porque cada departamento tiene un especial cuidado con la información y documentos obtenidos para facilitar su trabajo.
Tener organizada la información en cualquier tipo de empresa es parte clave para alcanzar un gran éxito, no solo dentro de la misma, también para todo el personal que se atienda, ya que teniendoestablecida toda la información logramos ubicar rápida y eficazmente cualquier tipo de documentación que necesitemos.
El papel del Administrador documental es fundamental, puesto que la información en una empresa, no importa el tamaño de ésta, los archivos son de suma importancia para la administración y la cultura, porque los documentos que la conforman son imprescindibles para la toma de decisionesbasadas en antecedentes, después de su vigencia, estos documentos son potencialmente patrimonio cultural y la identidad nacional de la empresa.
Los administradores documentales tienen a su cargo la organización, conservación, uso y manejo de los documentos y son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos, también son los encargados ante el Estado por el fortalecimiento de su...