Administracion Documental

1. Consulta en otras fuentes bibliográficas (Internet, libros, documentos del área) y amplía el concepto de Administración Documental estableciendo los objetivos que persigue y su importancia. Como resultado de esta actividad elabora un ensayo.
La Administración Documental, una herramienta importante en la organización
La Gestión o Administración documental es el conjunto de actividadesencaminadas al manejo, tratamiento y organización de documentos, basadas en normas técnicas y practicas, que tienen como objetivos:
* Facilitar la búsqueda de un documento y su conservación, reduciendo costos y espacio.
* Conservar la memoria corporativa.
* Incrementar la eficiencia organizacional.
* Apoyar las investigaciones y procesos legales.
* Fundamentar decisionesorganizacionales.
La importancia de la Gestión o Administración documental radica en dar soluciones prácticas y tecnológicas que garanticen la fiabilidad e integridad, y un acceso seguro a la información y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.

2. Identifica en un puesto de trabajo las funciones que se realizan y hazuna breve descripción de cada una de ellas a partir del tema funciones de la Administración Documental.

Según mi experiencia como Asistente Administrativa he realizado funciones como:

* Clasificación: En mi función debo clasificar los diferentes tipos de documento que manejo, como son Órdenes de Servicio, Ordenes de Compra, Facturas, Actas de Contratos, Cartas, entre otros, ya sea pararealizar otra tarea a partir de estos o para archivarlos.

* Flujo: Para cada una de las tareas que están a mi cargo es necesario tener en cuenta este concepto de flujo con el fin de que todo lo que se realiza este bien hecho, es decir estar enfocado en lo que se esta realizando y dar prioridad a cada una de las tareas.

* Casilleros: Para archivar todo los documentos que semanejan en la organización, se hace uso de los casilleros, los cuales tienen una identificación de fácil entendimiento y cada una de las carpetas que van dentro de los casilleros tienen un marbete que indica el nombre del documento, siempre van del documento mas reciente al mas antiguo.

* Perforar, rotulo, marbete: Cada vez que se realiza una nueva carpeta, esta se debe rotular, perforar ycolocar el marbete, para archivar los documentos, con el fin de tener un buen manejo del archivo y se evita que se deterioren.

* Radicación: Cada vez que llega una factura de un proveedor se debe realizar la radicación del documento, la cual contiene firma, fecha para saber en que parte del archivo se debe archivar.

* Minuta: Cuando hay reuniones de todos los socios de laorganización se realizan las minutas o Actas de reunión.

* Registrar: por políticas de la organización se debe registrar cada uno de los documentos que llegan a la empresa y radicar el documento en el departamento respectivo.

3. Organiza los términos archivísticos, que aparecen en el tema Vocabulario Archivístico, con relación a los puestos de trabajo: secretaria, oficinista, archivista.VOCABULARIO ARCHIVISTICO | Cargos |
ADMINISTRACION DOCUMENTAL: se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservaciónindefinida de los documentos más valiosos, aplicando los principios de racionalización y economía. | Archivista |
CASILLEROS: mueble con filas de departamentos o divisiones, sin cajones ni cierres particulares, para tener clasificados documentos; por ejemplo: cartas para distintos destinarios. | Archivista |
CLASIFICACION: orden lógico, que tiene por objeto situar el contenido del documento, en...