Administracion

A tiempo y dentro del presupuesto
Según Marie Scotto, la administración de proyectos es el único enfoque administrativo que tenemos probado y coherente que permite reunir a un equipo de expertos, concentrarlo en un trabajo específico, disolverlo después que han terminado y comenzar todo de nuevo tan pronto como se detecte una nueva necesidad. La administración de proyectos efectiva permite a susequipos entregar productos de alta calidad en el tiempo más corto y al menor costo. Sin embargo, Scotto advierte que en ocasiones los proyectos fracasan debido a la deficiencia en las técnicas de elaboración de los presupuestos y el control de los costos que conducen a problemas como productos de baja calidad, grupos de trabajo poco motivados y caos en los costos de los proyectos.
Para calcularcon éxito los requisitos del presupuesto, Scotto sugiere el proceso siguiente:
1. Entender claramente lo que quiere el cliente.
2. Identificar todo el trabajo que se tendrá que hacer.
3. Identificar al personal disponible para hacer el trabajo.
4. Intentar identificar todos los riesgos existentes en hacer el trabajo.
5. Hacer que cada persona le proporcione su mejor estimación del tiempo ylos recursos que necesitará.
6. Intentar prever cualquier problema que pudiera interrumpir el proyecto una vez que se haya iniciado.
7. Calcular y publicar las metas de tiempo y costo del proyecto.

Scotto añade que el gerente del proyecto responsabilice a quienes preparen las estimaciones de ajustar continuamente sus cálculos, que los miembros del equipo informen de las horas reales empleadasy que los gerentes de proyecto establezcan un método estándar de análisis para identificar problemas y que permitan una mejoría continua. Por último, ella insiste en que, para administrar realmente los costos con efectividad, tiene que existir una supervisión firme de todo el dinero que se gaste en el proyecto y una comparación firme de ese importe con la cantidad de trabajo producido.
Fuentes:'ProJect Budgeting: The Key to Bringing M e s Projects in On Time ond On Budget'. de MScoiio. en Project Monogement Jownol. marzo de 1994.

¿Por qué algunos proyectos exceden el presupuesto?
De acuerdo con Arild Sigurdsen, asesor de administración de proyectos en Noruega y con más de veinte años de experiencia, considera que con frecuencia el control deficiente del costo es lo que pone a unproyecto en peligro de exceder el presupuesto. Sigurdsen cree que aún falta mucho tiempo para que se eliminen los mayores escollos en el control del costo. Sin embargo, él ofrece los conocimientos siguientes sobre esos problemas:
1. Muchos excesos en los costos provienen de estimaciones deficientes de los mismos.
2. En muchas compañías no existen normas ni un grupo común de reglas para desarrollarlas estimaciones de costos y técnicas para su control como tampoco a ninguna de ellas se le da mucha importancia.
3. Muchas personas creen que, debido al enorme número de variables en un proyecto, los excesos en los costos son simplemente irremediables -una forma de pensar devastadora. En particular por no ser cierta.
4. Con frecuencia los planes y controles del proyecto no toman en cuentamedidas probabilísticas
1 Fuente: 'Ro$ctConird: Why Do Widget Ovenva Occu?', de A. Sigurdsen. en ~MNeiwotkab ril de 1995.

A demás de establecer un programa de línea base, también es necesario desarrollar un presupuesto de línea base. Cuando se prepara una propuesta para el proyecto, se estiman los costos del mismo. Una vez que se toma la decisión de seguir adelante con el trabajo propuesto, esnecesario preparar un presupuesto, o plan, de cómo y cuándo se gastarán los fondos. Una vez que se inicia el proyecto, es importante supervisar los costos reales y el desempeño del trabajo para asegurar que todo se encuentre de acuerdo con el presupuesto.
Se deben supervisar a intervalos regulares los siguientes parámetros relacionados con el costo:
· cantidad real acumulada y gastada desde el...