Administración Documental

CONCEPTO ADMINISTRACION DOCUMENTAL
La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o   grupos documentales con el fin de facilitar suutilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela,facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se   guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden serpúblicas o privadas.
Objetivos:
El objetivo principal de la gestión documental es facilitar la búsqueda de undocumento y su conservación   reduciendo costos y espacio.
Los otros objetivos son1- Conservar la memoria corporativa.
De esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin  apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.2- Contribuir a la toma de decisiones.
 Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.
3- Incrementar la eficiencia organizacional
Lainformación debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de  búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.
4- Apoyar a las investigaciones y procesos legales.
 Los elementosalmacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son  herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo deinvestigación.

La oficina como función.
Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contaduría, ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual,luego de ser registrada, se archiva y también se comunica.
FUNCIONES
* Preparación de registros e informes.
* Archivo de los registros y demás documentación.
* Procesamiento de la...