Administración Documental

NOMBRE: Yolima Olivella Calderón
FECHA: 31/05/2012
ACTIVIDAD: Guía de Aprendizaje 1
TEMA: Generalidades y Vocabulario Archivístico

1) ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Es el conjunto de operaciones administrativas, archivísticas y técnicas sistemáticas encaminadas al eficiente, racional y efectiva planeación, dirección, organización, control, evaluación y conservación de la documentaciónrecibida y producida por una institución privada o pública, teniendo en cuenta su origen hasta su destino final, con el fin de facilitar su trámite, consulta, préstamo, organización y clasificación para que más adelante sirva como soporte de verificación y evaluación de los entes rectores para el correcto desarrollo del proceso al interior de la entidad.

2) OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIONDOCUMENTAL

* Ejecutar las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación recibida y producida.
* Facilitar la utilización y conservación de los documentos teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes en materia archivística y optimización de los recursos asignados.
* Asegurar un eficiente tratamiento a la informaciónproducida de una institución.
* Ofrecer procedimientos y tecnologías en los procesos de captura, trámite y disposición final de la información.
* Incorporar a la prestación de los servicios nuestra certificación de calidad en los procesos de gestión documental para mejorar el nivel de servicio.
* Reducir en las empresas los gastos asignados a los servicios en los procesosdocumentales.

3) BREVE DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES

* Elaboración del plan de actividades o plan operacional: consiste en elaborar un plan de acción con actividades, fecha de inicio, fecha final y producto; incluyendo un cronograma de transferencia y eliminación documental.

* Socializar el proceso, procedimientos, formatos, normatividad, manuales y guías: se convoca reuniones con todo elpersonal del colegio y mediante ayudas informáticas se presenta la información y se realiza un acta como soporte de la actividad de difusión de Gestión Documental.

* Recepcionar, organizar y administrar los documentos (archivo de gestión y central): consiste en facilitar la consulta y préstamos de documentos, aplicar programa de conservación preventiva, tablas de retención documental yrealizar la disposición final.

* Evaluar, controlar y analizar la gestión implementando acciones de mejora: esta función consiste en controlar los resultados de la gestión para verificar y actuar promoviendo la mejora continua del proceso de Gestión Documental.

4) VOCABULARIO ARCHIVISTICO

ARCHIVO DE GESTIÓN: Contiene toda la información que requiere ser consultada periódicamente por laoficina de origen o alguien que la solicite, es decir toda aquella información y documentos que se producen en las diferentes oficinas para su uso permanente.

CONSERVACIÓN: conjunto de actividades con el fin de proteger la vida de los documentos, y prolongar su existencia que permita la consulta en el futuro y ayude al mejoramiento continuo. Se requieren de las condiciones adecuadas para elarchivo y duración de los documentos debidamente organizados.
EXPURGO: Proceso mediante el cual se destruye los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.
TIPO DOCUMENTAL: es el conjunto de unidades documentales, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor comoconsecuencia del ejercicio de sus funciones, comprende: Oficios, Actas, Circulares, Resoluciones, Formatos, etc.
PRESCRIPCIÓN: es el vencimiento de los términos de un proceso, documento, investigación por el cual finaliza los efectos jurídicos legales y el valor del documento.
5) IMPORTANCIA DE EMPLEAR EL VOCABULARIO TECNICO

Primeramente, es importante tener en cuenta que cada especialidad a...