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CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
PRESENTACIÓN
El presente instructivo se ha elaborado en base a lo establecido por el Archivo General de la Nación (AGN) y tiene como finalidad apoyar en el desarrollo y elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística por parte de los Sujetos Obligados de la Ley de Archivos de Oaxaca.

INTRODUCCIÓN.

El Cuadro General deClasificación Archivística responde a tres necesidades:
1. Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una entidad.
2. Facilitar el acceso a la información contenida en el acervo documental.
3. Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo.
En base a loanterior organizar un archivo conlleva dos tareas:
La clasificación archivística, que consiste en realizar un proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de cada dependencia o entidad.
Ordenar los documentos de archivo estableciendo la relación entre cada agrupación o serie documental de acuerdo con una unidad de orden establecida para cada caso.La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística será jerárquica y tendrá en cuenta los conceptos básicos de fondo, sección y serie que establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una entidad. Así los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, como son: fondo, sección, serie (subserie),expediente, unidad documental.

DEFINICIONES Y CRITERIOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS











CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

Margarita Parra Betancourt   
El Catálogo de disposición documental es la herramienta clave para llevar a cabo la valoración de los documentos, pues contiene los plazos de conservación que afectan a cada una de las series durante suciclo vital. En el catálogo se fijan los periodos de conservación en la fase de actividad-trámite y semiactividad-concentración y la disposición de la documentación al alcanzar la fase de inactividad (ya sea de transferencia al archivo histórico o de eliminación total o parcial de la serie) [1].
La elaboración del Catálogo de disposición documental, recae en la comisión de valoración, en la quedeberán estar representadas las entidades que generaron la documentación a valorar, mientras que la aprobación del catálogo como tal, queda en manos del órgano de dirección a la que está adscrito el archivo.
Para la elaboración del Catálogo es necesario:
• Cumplir con la legislación y demás disposiciones vigentes que inciden en la conservación de los documentos.
• Identificar las series (ver elartículo La Valoración de los documentos, III), incluyendo los documentos en soportes electrónicos que también serán identificados y valorados.
El Catálogo de disposición documental debe estar constituido como mínimo por:
parte introductoria y presentación en donde se expresarán los datos necesarios para identificar la entidad titular de la documentación, información acerca del proceso decreación del Catálogo indicando las reglas que han sido elaboradas por la comisión de valoración, la fecha y órgano de dirección que aprobó el Catálogo y breves instrucciones de utilización del mismo, en donde se incluya el significado de los códigos empleados, un glosario donde se recoja la terminología y la definición de los conceptos esenciales, si es necesaria una explicación más detallada sepuede elaborar un manual para el usuario.
• reglas de conservación. En esta parte se recopilan todas las reglas de conservación tal y como han sido establecidas por la comisión de valoración y aprobadas por las unidades administrativas generadoras de la documentación.
• índices y anexos del Catálogo. Se elaborará un índice alfabético por unidades administrativas y nombre de series, y se anexaran...