Archivistica

TERMINOS DE ARCHIVISTICA

ADMINISTRADOR DOCUMENTAL: Es el que resguarda los documentos, expedientes y   demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, al fin de mantener la información actualizada y organizada a disposición de la entidad.

ARCHIVO: Conjunto de documentos sea cual fuere sus forma y soporte material producidos orecibidos por personas físicas o moral, organismos públicos o privados en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competentes en razón de almacenar información.

ARCHIVO DE GESTION: También llamado de oficina, contiene los documentos que según la edad de los mismos dentro delciclo vital corresponden a la primera etapa o edad donde son denominados documentos corrientes que se corresponden con el ejercicio del valor primario o de gestión de estos.

 ARCHIVO HISTORICO: Es aquel donde se conservan los documentos que se consideran permanentes y no se pueden destruir

ARCHIVO INTERMEDIO: Es aquel que nace a raíz de la división en etapas y edades de lo documentos ycontiene lo que corresponde a la segunda etapa, es decir que no son de consulta frecuente pero siguen siendo archivos administrativos.

CASILLERO: Mueble con varios senos o divisiones, para tener clasificados papeles u otros objetos.

CLASIFICACIÓN: Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se tratade un fondo particular - con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.

CONSERVACION: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo

CRONOLÓGICO: Organización realizada teniendo en cuenta la fecha y/o el orden de la expedición deldocumento.

DOCUMENTO: Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es   el   testimonio de una actividad delhombre, fijado en un soporte.
Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente o documento.

DOCUMENTACION: la documentación como ciencia documental se podría definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la información. Integradora y globalizadora, se trata de una ciencia enriquecedora y generalista, de ámbitomultidisciplinar o interdisciplinar. Las ciencias de la documentación engloban, según la mayoría de los autores: la biblioteconomía, la archivística, la documentación y la museología.

EPISTOLAR: Esa un escrito dirigido a determinadas persona o a alguien en particular para un fin didáctico y entendible.

ESTRUCTURA FUNCIONAL: La mayoría de las organizaciones comienzan como aventuras empresarialescon una estructura simple, la forman los jefes y sus empleados, no es complicada. Su grado de departamentalización es baja, la autoridad es demasiado centralizada, cae la responsabilidad total sobre una solo persona, casi no se puede encontrar nada de formalidad.

EXPEDIENTE: Conjunto de papeles de trabajo que tienen una especial importancia debido a que su contenido no es únicamente de utilidadpara el ejercicio que se tramita, sino para tramites, consultas, utilización posterior; esto se debe a que el expediente contiene información orgánica, económica, de balance, de control interno, histórico, de actas, etc.

EXPURGO: Consiste en retirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibos, copias de nóminas, vales de mercancía, contraseñas de los usuarios, solicitudes de...