Archivo y correspondencia

Manual de archivo y correspondencia:

Introducción:
Es la parte en la cual se indica en forma general la razón de ser del manual que es unificar conceptos e implementación de todos los procesos de gestión documental.

Objetivos:

Allí se resumen los fines que persigue y se dividen estos en objetivos específicos y generales. Se habla que enfoques y que necesidades v a suplir lacreación y la implementación del manual en toda la entidad.

Marco legal:

Aquí se hace relación de manera de una cita bibliográfica cada una de las normas que aplican actualmente para el archivo total, puesto que a partir de ellas se empieza la creación del manual.

Estructura orgánica de la entidad:

En lo posible se debe tener y brindar una información global sobre la entidad, en suorganigrama y manual de funciones específico o general.

Conceptos e importancia:

Allí se deben plasmar conceptos que se manejen dentro de la realización de este manual esto se debe hacer en forma de glosario archivístico.

Tablas de retención documental:

Estas tablas son la base para las transferencias documentales entre los archivos y además influyen mucho en el archivo de gestión ymás específicamente en la unidad de correspondencia; por eso es fundamental explicar cómo se deben de hacer, aplicar y sobretodo controlar.

Procesos de un manual o programa de gestión documental:

En esta parte se nombran los procesos que implementa y trabaja un PGD (producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final.) en el proceso que sele va a dar Importancia en este taller va ha ser al de recepción y distribución Documental.

Manual de procesos y procedimientos para el manejo de Correspondencia
COMUNICACIONES OFICIALES:
La comunicación es el proceso mediante el cual se puede transmitir información de una entidad a otra. Los procesos de comunicación son interacciones mediadas por signos entre al menos dos agentes quecomparten un mismo repertorio de signos y tienen unas reglas semióticas comunes.
Un idioma o lengua oficial es el establecido como de uso corriente en documentos oficiales, en la Constitución u otros instrumentos legales de un país y, por extensión, en sus territorios o áreas administrativas directas. Es el idioma de uso oficial en los actos del gobierno o en los actos y servicios de laadministración pública, en la justicia y el sector privado. También puede ser, sin que exista obligación legal, la lengua de instrucción y enseñanza oficial en el sistema educacional público e incluso privado.

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Elaboración, Evaluación y Aplicación

DEFINICION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos

IMPORTANCIA DE LAS TRD

 Facilitan el manejo de la información.

 Contribuyen a la racionalización de laproducción documental.

 Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

 Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos

PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D

1 Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

2. Analisis De La información Recolectada

3. Elaboracion y representación de las tablas de retención.

•Elaboración de propuesta de TRD (series y subsidies documentales que tramita y administra cada...