Archivo

LOS ARCHIVOS COMO SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los archivos son tan antiguos como la organización social de la humanidad. El vocablo archivo procede del latín archivum y éste del griego, que significaba residencia de los magistrados.

Culturas tan remotas como la mesopotámica, la egipcia, la griega o la romana contaron con importantes sistemas de archivos a través de los cuales ejercieronel control de la sociedad. Surgió antes que la Biblioteca y respondió a la necesidad de las nacientes organizaciones de la antigüedad de realizar un control de su actividad económica y legal. Ya desde estas épocas el archivo se presenta con sus atributos esenciales: su doble utilidad administrativa y jurídica, carácter patrimonial y administrativo.
A siglo XVIII, durante todo el XIX y buenaparte del XX se volcaron al servicio de la investigación histórica desde la segunda mitad del siglo XX, comenzaron a prestar atención a las necesidades que las organizaciones tenían de gestionar su documentación, alcanzándose un cierto equilibrio, pues han atendido tanto las necesidades de gestión de las instituciones, como las de la investigación, la historia y la cultura.
La archivística; altiempo que sus profesionales enfrentaban una tarea fundamental: facilitar el acceso a la información de los usuarios sin embargo, a pesar de la gran importancia que tienen los archivos para el desarrollo de la humanidad, estos son grandes desconocidos para el público en general e incluso para los propios profesionales de las Ciencias de la Información.
La idea que se tiene de los archivos está, porlo regular, asociada a estereotipos que han creado una imagen de: sótanos húmedos, suciedad, amontonamiento, documentos que no se mueven por años, que nadie consulta y que no pasan de ser meros almacenes de papel o digitales. Por otra parte, el vocablo archivo es utilizado indistintamente para calificar edificios que atesoran documentos, muebles donde estos son depositados e incluso coleccionesde documentos sin conexión alguna. Según el Diccionario de de Terminología Archivística del Consejo Internacional de
Archivos, Archivo es “uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonioe información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.”

Existen varios elementos que resultan medulares para la definición del archivo: los documentos que los conforman deben verse como conjuntos orgánicos que han sido producidos por una institución o persona en virtud de sus actividades, para cubrir sus necesidades de información.Estos documentos aislados de ese conjunto pierden buena parte de sus potencialidades informativas. Por ello, es necesario que la documentación se conserve organizadamente, respetando el orden natural en que fue producida.
En síntesis, el archivo no es más que el reflejo natural y la plasmación en sus documentos de las actividades y tareas de una institución o una persona determinada; éste nose crea de forma voluntaria. Cualquier institución, ya sea pública o privada, quiéralo o no, generará un conjunto de documentos como resultado de sus actividades. Teniendo en cuenta lo anterior, se puede asegurar que resulta imposible la existencia de un archivo sin documentos, pero cualquier cúmulo de estos no formará un archivo, pues es precisamente el carácter de conjunto orgánico, generadocondicionadamente por un sujeto productor (institución o persona), lo que distingue al archivo y lo diferencia de los centros de información y las bibliotecas.

Ahora bien, lo que realmente otorga esas singularidades distintivas al archivo son los documentos que lo integran, al ser estos la plasmación de las funciones actividades y tareas desarrolladas por las instituciones o personas que los...