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Cuarta etapa:
Recopilar y analizar la información de benchamrking
óya identifico los clientes, las necesidades de éstos y los factores críticos de éxito (fce) específicos que constituirán el punto central de la investigación.
Ahora, sí las etapas iniciales de planificación y preparación del proceso no se llevaron a cabo cuidadosamente, el proceso de recopilar y analizar la información de bmpuede ser improductivo, e incluso contraproducente.
"Conócete a ti mismo"
¿Por qué es tan importante? En primer lugar, sin una investigación concienzuda de nuestros propios productos y procesos internos podríamos no darnos cuenta del alcance de nuestras oportunidades de hacer mejoras.
En segundo lugar, sin un análisis interno concienzudo, usted podría estar pasando por alto algunas oportunidadesinternas importantes de BM.
En tercer lugar, cuando uno comienza a investigar las actividades de otras organizaciones, en ellas suelen hacerle preguntas acerca de sus propias actividades en la misma área.
Recopilación de información
Estos son algunos factores que determinan los métodos[->0] que usted emplea para recopilar información:
· Limitaciones de tiempo: la cantidad de tiempo disponiblepara recopilar información afecta el número de fuentes que se pueden investigar y los métodos que se emplean.
· Limitaciones de recursos: el número, el tipo de personas y la cantidad de fondos disponibles para el apoyo a las actividades de recopilación de datos afecta los métodos que se emplean.
· Experiencia: las personas tienden a utilizar los métodos de recopilación de información que lesson familiares.
· La filosofía[->1] de recopilación de información: basándose en las experiencias de recopilación de información y en las preferencias personales.
Los siguientes son algunos métodos de recopilación de información:
Entrevistas telefónicas
La recopilación de información por teléfono proporciona varias ventajas: En general, las entrevistas[->2] telefónicas son fáciles deplanificar y realizar. Los requisitos primordiales son un bosquejo básico y habilidad para comunicarse. Las entrevistas telefónicas son, además, económicas, cuando es necesario hacer un gran número de contactos para recopilar información, el teléfono también proporciona flexibilidad en cuanto a los lugares.
Las siguientes son algunas recomendaciones que hacen los que son hábiles y expertos en el uso delteléfono:
· Prepárese con antelación
· Desarrolle una lista de contactos preferidos
· Coordine sus llamadas con otros miembros de su equipo
· Contacte a un individuo determinado
· Explique quién es usted y por qué está llamando
· Dé información
· Mencione las fuentes de sus referencias
· Intercambie información
· Déle a la otra parte un cálculo[->3] realista de la cantidad detiempo que usted necesita
· Haga el seguimiento
Entrevistas Personales/Visitas De Campo
Una de las experiencias más interesantes y potencialmente más productivas son las entrevistas personales o las visitas de campo. En estas situaciones, usted puede arreglar encuentros personales y puede acordar hacer las reuniones en sus sitios de trabajo.
Tiene varias ventajas:
Le brinda la oportunidad deconseguir información más detallada.
Observar el proceso de trabajo en acción.
Los encuentros personales dan por resultado el desarrollo de una relación duradera con el socio.
Las entrevistas personales y las visitas externas tienen dos desventajas: consumen bastante tiempo y según los viajes[->4] que haya que hacer son muy costosos.
Hay algunas recomendaciones básicas que deben tenerse en cuentaen reuniones personales o entrevistas:
· Confirme todas las citas por escrito.
· Viaje con un compañero.
· Utilice un bosquejo estructurado
· Organice el seguimiento
· Envíe una nota de agradecimiento
Encuestas
Son sumamente útiles cuando se recopila información que el encuestado puede dar fácilmente. Las encuestas[->5] tienen las siguientes ventajas: Son relativamente poco costosas...
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