Caja de recepción y auditoría nocturna

Caja de Recepción


Es una sección que está adscrita al departamento de contabilidad. Procesa todo el movimiento de ingresos por concepto de Alojamiento, alimentos y bebidas y demás servicios que ofrezca el hotel, los cuales serán registrados (cargados) una vez que han sido enviados a caja de recepción.


Importancia

Radica en que a través de la misma, se realizan y procesanlos pagos por alojamiento y demás servicios que presta el hotel, recibiendo y controlando la mayor parte de los ingresos que éste percibe.


PAGO DE SERVICIO:
• Efectivo.
• Cheque Viajero o Bancario.
• Tarjetas de Crédito o Débito.
• Cartas y Boucher


Tipos de Cuentas

Son todos aquellos formatos que utilizan la empresa o establecimiento para llevar el control delos gastos generados por un cliente o grupo de clientes durante su estadía en el local. Los tipos de cuentas son los siguientes:

• Cuenta Huésped: Formato donde se registra todos los consumos (gastos) realizados por un cliente (forma individual), durante su estadía en el establecimiento.
• Cuenta Maestra: Formato donde se reflejan todos los gastos convenidos o acordados entre elestablecimiento y grupo de visitantes (planes vacacionales, grupos deportivos, entre otros).
• Cuenta Ciudad (por cobrar): Formato que permite cargar todos los consumos realizados por un huésped o grupo de ellos y que cancelará en fechas futuras (crédito).

Formatos Utilizados

Documento impreso o electrónico, diseñado con espacios en blanco para que el responsable de llenarlo inserte losdatos que dejen plasmada la información. Sirve de guía y permite la presentación uniforme de datos específicos o generales.


Algunos de ellos pueden ser:

• Factura o master folio.
• Recibo e ingreso a caja.
• Comprobante de egreso de caja.
• Comprobante de descuentos y ajustes.
• Comprobante de transferencia.
• Sobre de remisión.
• Cambio de monedaextranjera.
• Control de caja de seguridad.
• Formato de acceso a caja.
• Reporte de cajero de recepción.
• Misceláneos


Técnicas de Trabajo


Entrada (Check in)


Para un recepcionista es necesario conocer los tipos de clientes que pueden llegar a un hotel y la forma de registro a seguir con cada uno de ellos. Debe tomarse muy en cuenta que el buen trato es esencialal momento del registro.


Es de hacer notar que al momento de registrarse varía de acuerdo a los tipos de clientes; estos son:


1. Con Reservación:


• Se saluda al huésped.


• Se ubica la reservación se le entrega la tarjeta de registro, teniendo en cuenta que si la reserva ha sido garantizada se le elabora un pre- requisito, en el cual el huésped completará losdatos que hagan falta y firmará.


• A partir de este momento el procedimiento de registro que sigue es igual al del cliente sin reservación.






2. Sin Reservación:


• Verificar si hay disponibilidad.


• En caso afirmativo, el recepcionista procede a entregar la tarjeta de registro al huésped. Una vez llena la tarjeta, se verifica que los datos estén completos.Seguidamente se le pregunta cuál será su forma de pago.


• Si es con tarjeta de crédito se verifica su vigencia y se imprime en el vauche correspondiente.


• Si el pago es en efectivo debe cubrir por lo menos la primera noche de alojamiento, más algo extra para cubrir cualquier eventualidad.


• Se le entrega la tarjeta de identificación donde se señala si tiene crédito o no.• Por último se entrega la llave al botones, quién lo llevará hasta su habitación.






















Salida (ChecK Out)


Diariamente el recepcionista procesa internamente la salida respectiva, en coordinación con otros departamentos.


1. El recepcionista recoge de caja de recepción la tarjeta de registro marcada con la hora en la que el...