Capacitación en organización de archivo

Departamento de capacitación DC-046

CAPACITACION EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Fecha: Sincelejo, 5 de mayo de 2011

Elaborado por: Francisco Ramos
Jhon Henrry
Margelis Zambrano
Eduardo Pérez


1. OBJETIVOS

2.1 Cumplir con un requisito dentro del contrato
2.2 Dar a conocer el estadoactual del archivo
2.3 Presentar propuestas para su organización
2.4 Hacer recomendaciones

2. RESUMEN

Se desarrollo el curso Fundamentos Básicos de Archivos dictado a 20 participantes de la Empresa Multiass S. A. con dos horas diarias, de 13:00 a las 15:00 horas para un total de 40 horas; comprendidas entre el 17 de enero al 11 de febrero de este año.

Durante estacapacitación se fueron adquiriendo algunos compromisos por parte de los funcionarios asistentes, todos estos relacionados con la organización de los archivos de gestión siguiendo las políticas institucionales y la normatividad vigente. Además se vio la necesidad de organizar lo antes posible los archivos inactivos, pues consideran que están descuidados y en un total abandono, para ello se visitó al directorde la entidad quien autorizó se buscara un local para adecuarlo y organizar el depósito de archivo.

Se elaboró el Diagnostico del depósito ubicado en el primer piso de la sede principal; se destinará para el depósito de archivo un local que cumple con las condiciones para tal fin y allí se realizó la medición del espacio a utilizar; se calculó el volumen documental a organizar y laestantería necesaria para equipar este espacio.

3. DIAGNOSTICO ESTADO ACTUAL DEL ARCHIVO

La empresa Multiass S. A es una institución con 5 años de experiencia prestando servicios de registros y banco de empleo, con 80 trabajadores administrativos de los cuales 20 de ellos manejan el departamento de gestión documental.

El depósito de archivo manejado por estos funcionarios presenta lassiguientes condiciones:

VOLUMEN: 450 metros lineales

FECHAS EXTREMAS: 1965 hasta 2000

ESTADO DE ORGANIZACION:

-Clasificación: Documentos pertenecientes a:

Dirección
Administrativa
Personal
Misionales

-Ordenación: Se presume que es cronológica

-Descripción: Ninguna

ESTADO DE LA INFORMACION:Regular

UNIDADES DE CONSERVACION: Legajos, libros, carpetas, A-Z, sobres de manila

ALMACENAMIENTO: Paquetes amarrados, sacos, bolsas plásticas

MOBILIARIO: Vitrinas, estantes metálicos y de madera

SOPORTE: Papel

ESTADO DE CONSERVACION:

Regular: Perforaciones
Grapas
Ganchos legajadores metálicos
Bordes quebrados
Quiebres y dobleces
Color amarillento
Manchasdejadas por cintas y humedad
Capa de polvo adherida

ESTADO DEL DEPÓSITO:

Malo: Oscuro
Falta ventilación
Acumulación de polvo
Techo bajo y con goteras
Luz artificial encima de los documentos
Humedad
Instalaciones eléctricas por fuera
Hongos, en paredes y en los documentos

DESCRIPCION:

En visita realizada al depósito ubicado en el primer piso se encontró unfondo acumulado en soporte papel de 450 metros lineales de documentación comprendidas entre 1965 hasta el 2000, evidenciando agrupaciones que conforman este archivo los documentos de dirección, administrativos, personal y misionales, sin ningún principio de ordenación se presume que es alfabética y sin herramientas de descripción.

Se puede decir que el estado de esta documentación es regulardebido a que se observó coloración amarillenta en el papel, uso de elementos metálicos como grapas y ganchos oxidados, manchas dejadas por cintas adhesivas y por la humedad, quiebres de bordes ocasionadas por los amarres con piola, grandes perforaciones del documento dejadas por el gancho legajadores y por la mala manipulación, además sobre esta documentación se observa resequedad y una capa...