Centros de distribución

Resumen Ejecutivo




Introducción

Auditaría Interna realizada a CEDIS, con el fin de verificar que las operaciones se realicen de acuerdo a las políticas y procedimientos.

Alcance de la auditoría
Se realizó la revisión de 5 días de las distintas áreas, del mes dejunio del presente año de las determinantes:

· 904 (surtido y ventas corporativas a Clientes)
· 905 (Mercancía para surtido de Tiendas)
· 915 (Mercancía de electrónica)
· 916 (Mercancía de muebles)

Conclusiones generales
Derivado de la revisión realizada se concluye: falta de adhesión a las políticas y procedimientos establecidos, fallas en la ejecución de funciones que son parte de laestructura del control interno, fallas en la protección de los activos , falta de involucramiento por parte del personal responsable de cada área, ausencia de una adecuada segregación de funciones y falta de revisión y aprobación adecuada para el tipo de transacciones efectuadas.

ÁREA DE RECIBO
Incidencias Muy Relevantes

1. Seguimiento de incidentes con proveedores. El área de Recibo norealiza un “Reporte de Proveedores”, con el objetivo de analizar y dar seguimiento a los proveedores que cumplan o no, con los periodos de entrega en tiempo y forma, ya que por no llevar a cabo el mismo, se deriva el continuo incumplimiento del número de piezas faltantes en el pedido y la impuntualidad de las entregas por parte de proveedores, así como la falta de coincidencia entre el productofísico y la guía de contenido que rotula el proveedor, lo cual fue observado durante dos ocasiones en el transcurso de la auditoría, lo cual provoca errores en el recibo que inciden en diferencias del inventario.

2. Procedimiento de Recibo de Mercancía 904. Se analizó una muestra de 30 días de recibo del 1 al 30 de junio, y se observaron 104 recibos de mercancía por $335,999.93 y se facturo $323,326.89 por lo que se tiene una diferencia de menos por $12,673.04, sin embargo, el área no tiene la documentación que soporte el recibo de la mercancía en el CEDIS.

3. Procedimiento de Recibo de Mercancía 905. De la revisión de 273 hojas de sesión de recibo, se observaron anomalías en los documentos de recibo y falta de soporte en los recibos de mercancía, como lo es una orden de compra No999516 del día 30 de junio sin factura, también 62 órdenes de compra sin lista de distribución, aunado a la falta de documentación, se tienen errores en la facturación ya que se observaron 4 proveedores con errores en todas sus facturas en la parte del domicilio fiscal.

Se detecto que de un total de 273 recibos correspondientes a 5 días, el 27% tiene faltantes de mercancía al momento del recibo,además no se observa el archivo de la "Nota de Cargo" por el faltante de proveedor ni se observa correo electrónico de seguimiento por el faltante al área de Compras y proveedor por parte del área de Recibo.
Se detectaron 4 facturas que se concilian hasta con 9 días de antigüedad, lo que implica que no se de entrada con oportunidad a la mercancía y se tenga déficit de mercancía en el inventariocuando ya fue surtida por el proveedor.

4. Procedimiento de Recibo de Mercancía 916. De 25 recibos de mercancía de muebles de importación se detecto que el 100% de la muestra carece de soporte del pedimento de la importación y hoja de transportista en la queda registrado todos los datos del mismo y la mercancía de la cual es responsable.

En el 96% de la muestra no se registran enbitácora de prevención de pérdidas los proveedores que dejan mercancía por $365,485.97 y no se realiza el proceso de recibo de acuerdo al calendario de proveedores.

5. Realización del recibo de acuerdo a la normativa (contar pieza por pieza, pegar ID, cuadrar, sellar factura, circular la lista de distribución). En 916 el 100% de la muestra carece de datos completos de recibo como cantidades...