Ciclo documentos

TEORÍA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

FASES DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
FASE ACTIVA
VALORACIÓN PRIMARIA

FASE SEMIACTIVA
VALORACIÓNSECUNDARIA

FASE INACTIVA

ARCHIVO DE TRÁMITE

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO HISTÓRICO

BAJA DOCUMENTAL
TRANSFERENCIA PRIMARIA
TRANSFERENCIA

SECUNDARIA

VALORES PRIMARIOSADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL

VALORES SECUNDARIOS
EVIDENCIAL TESTIMONIAL INFORMATIVO

FASE ACTIVA

ARCHIVO DE TRÁMITE

Se inicia cuando los documentos son producidos y utilizados en el curso dealguna gestión y termina una vez que se concluye definitivamente el asunto que generó la documentación. Su lugar de resguardo se encuentra en la propia área generadora que es el archivo de trámite.Cuando baja la frecuencia de consulta de la documentación, ésta es trasladada al archivo de concentración, donde su uso y consulta se convierte en eventual o esporádica.

ARCHIVO DE TRÁMITE
Es launidad responsable de recibir, clasificar, abrir expedientes, glosar, catalogar, expurgar, valorar y realizar transferencias primarias de los documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio delas atribuciones de una unidad administrativa

VALORACIÓN PRIMARIA
Identificación y determinación de los plazos y modalidades de uso de los documentos por parte de las instituciones que los produceno conservan. Los valores primarios son: • Administrativo • Legal • Fiscal

VALOR ADMINISTRATIVO

Aquel que poseen los documentos producidos o recibidos por una institución y sirven comotestimonio de sus procedimientos y actividades

VALOR FISCAL

Es aquel que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias

VALOR LEGAL

Es elplazo durante el cual los documentos se conservarán en la institución para su posible uso y así certificar derechos u obligaciones de la administración pública o de sus ciudadanos

FASE SEMIACTIVA...