Ciclo vital de los documentos

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1.- Consulta y precisa cada función archivística para ampliar marco teórico sobre el tema.
Los principios generales de la función archivística son los siguientes:
En cuanto a su finalidad de los archivos:
* Disponer de la documentación ORGANIZADA con miras a la RECUPERACION para su USO ADMINISTRATIVO.
En cuanto a la importancia de los Archivos:
* Laadministración son soportes fundamentales en la roma de decisiones y cumplida su vigencia administración, su valor es patrimonial y cultural.
En cuanto a la responsabilidad:
* Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

MOMENTO DE GESTION O ARCHIVO DE GESTION: Es la documentación activa. Tiene valor primario en cuanto al documento deacuerdo a su aspecto administrativo, legal, fiscal, contable y/o técnico.
En cuanto a su aspecto administrativo, es sinónimo al valor legal (reglamentario) , pero solo para el ambiente interno de la Institución y/o empresa, mientras que se sustentas derechos y obligaciones.
En cuanto a su aspecto legal, los documentos que afecten a la organización en su orden general, los documentostestimoniales, de contratos.
En cuanto a su aspecto contable, donde se expresan en los documentos movimientos de dinero.
El valor primario tiene que ver con los documentos a lo largo de la primera y segunda fase del ciclo vital, o sea durante su tramitación, la vigencia y el plazo precaucional, es decir mientras que el documento sirva a la Institución, empresa, etc, el valor es transitorio.

MOMENTO DEGESTION: Actualmente la gestión de los documentos se realizan por medio electrónicos, es decir son creados, utilizados y conservados en medios tecnológicos. Sin embargo los documentos se pueden archivar en forma mixta es decir por medio electrónico con diversidad de soportes y formatos como en físico (en papel plasmado)
* La preservación y la transferencia de conjuntos documentales deben habersido identificados en el momento de su creación como resultado de un proceso de selección, de transferencia y de su custodia en un archivo permanente. Es decir asegurar la integridad al máximo posible del documento y tenerlo estable. La transferencia se oficializará mediante un oficio Circular adjuntando el formato de inventario mediante un cronograma de transferencia de documentos, respetando elorden de recepción de cada una de las Unidades que cumplieron en responder el indicado documento.

* El acopio, la documentación generada, producida y recibida por las Unidades Orgánicas de la Institución, una vez cumplido su ciclo vital serán transferidos al Órgano Administrativo de Archivos, en distintas unidades de almacenamiento como: archivadores de palanca, fólderes, file de manila,anillados, paquetes, videos, diskettes, bolsas, sobres, etc.

* La organización, Es un proceso archivístico orientado a desarrollar acciones de clasificación, ordenación y asignatura, regido por el principio de procedencia y orden original.

MOMENTO INTERMEDIO O ARCHIVO CENTRAL: Es la documentación semi-activa. Tiene valor tanto primario como secundario.
* La conservación: En físico eldocumento conserva su autenticidad si se les mantiene en la misma forma y estado de transmisión en el que han sido creados, recibidos o guardados, lo electrónicos se conservan mediante la renovación constate y la migración periódica, en esta última fase es decir la transferencia constante entre configuraciones o entre generaciones de tecnología, la cual permite conservar la información pero nogarantiza que sea una replica exacta del original.

MOMENTO HISTORIO O ARCHIVO HISTORIO: Es la documentación Inactiva. Tiene valor secundario en cuanto al documento histórico, cultural, de investigación y científico.

2.- Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras, defínelo, establece su ciclo vital, y especifica: UN EXPEDIENTE

a. Cada una de las etapas que...