ciclo vital de los documentos

PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Ciclo Vital de los Documentos
Electrónicos.
(Producción, Distribución, Trámite/uso,
Disposición Final, Consulta )

Especialización en Sistemas de Información y
Gerencia de Documentos
Segundo Semestre del 2008

Que Comprende?

Exterior

Tramite
Distribución

Almacenamiento

D1
D2

Recepción

D3

Creación
S. I.

Consulta

CorreoDocumentos Documentos Documentos Archivos Datos, Archivos
Electrónico
XML
Ofimáticos
físicos de Imagen Reportes

TABLA DE RETENCIÓN Y POLÍTICAS DOCUMENTALES - TRPD

Transferencia

Consulta

Conservación

Descarte
Disposición Final

1

Procesos en Etapas de Gestión
GESTIÓN

Crear/Recibir

Distribuir
Garantizar
entrega para
iniciar tramite.

Tramitar

Almacenar

Guardar:Borradores,
Versiones

Demostrar
entrega (quien,
cuando, que).

Oficializar
Original
índices y
Metadatos.

Complementar
índices.

Normalización
(Taxonomía)

Responsable.

Plantillas

Evidenciar el
desarrollo del
trámite.

Avances,
seguimiento y
Control.
Estadísticas
(indicadores de
gestión).

Constancias de
fecha y hora
(Registro)

Formatos de
archivo.Relación con su
ubicación física
(1/2) lógica (Path)

Consultar

Perfiles
Reflejo del
trámite.
Visor SW
edición:
Formatos de
Archivo.
Herramientas
para interpretar.

Automatización
de flujos INF.

Integración con las herramientas de usuario Final

Procesos en Etapa de Archivo
ARCHIVO

Transferir
Área Productora
Que?
Cuanto?
Cuando?
Cumplimiento de
normas?

ConservarEstructura
Orgánico Funcional
Relación con
su ubicación:
Física (1/2)
Lógica (Path)
Seguridad

Disponer
Garantizar
Retención.

Descartar

Consultar

Series completas

Visualizar

Que?

Autointerpretable

Cuanto?

Rastro y registro.

Cuando?

Oportunidad

No posibilidad de
reproducción.

Reserva
Reflejo del trámite

Firmado
Encriptado
Consecutivos
Original¿Encriptado?

T. R. P. D.

2

Arquitectura de Gestión
de Información
APLICACIÓN

Archivos de
Datos

Reportes

Archivos
Ofimáticos

Correos

Imágenes

Docs
Físicos

Workflow / BPM

ARCHIVO ELECTRONICO

ARCHIVO
FISICO

Sistema de Consulta Acceso / Referencia

Gestión Documental
“Equivalencia Funcional”

3

Gestión Documental
Conjunto de actividadesadministrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de
la documentación …en cualquier soporte… producida
y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación. (… …no hace parte de la definición de
la ley)

Ley 594 de 200. Artículo No. 3

Unidad Documental
Documento físico
– Papel (una misma unidadde almacenamiento).
– Papel (diferentes unidades de almacenamiento, ej: planos,
mapas, etc)
– Medio Técnico: Cinta de video, Cinta de audio, Cinta de Datos,
CD, DVD.
– Otros: planchas, troqueles, muestras, etc.

Documento Electrónico
– Archivos ofimáticos (doc, docx, xls, xlsx, txt…)
– Archivos de imagen (Se genera a través de un proceso
digitalización, p.e. tif, pdf, jpg…).
– ArchivosPlanos
– Archivos multimedia (con componentes de animación y video)
– Correos Electrónicos (solo mensaje, solo archivos adjuntos o su
combinación, p.e. pst, msg)
– Formas Electrónicas
– Archivos con formatos XML o HTML
– Reportes electrónicos de sistemas de información.

4

Unidad Archivística
Expediente:
Es aquel conformado por la totalidad de documentos que
hacen parte de un mismotrámite en orden cronológico.
Existe diferentes tipos de expedientes dependiendo del
soporte de los documentos.
– Expediente Físico: Conformado por documentos en soporte físico
que se pueden almacenar en la misma unidad de almacenamiento
(p.e. media carta, carta, oficio, A4)
– Expediente Mixto: Conformado por documentos en soporte físico
que se deben almacenar en diferentes unidades de...