Compras Materiales Piezas Mobiliario y Equipos

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Gestión y Administración de Compras
(Materiales, Piezas, Mobiliario y Equipos)

CONTRALORIA:
APROBACIÓN:

CON-03-1306-08
Del 14-11-2008

Dirección General de Organización y Sistemas
Ave. San Martín No. 139, Santo Domingo, D. N.
Tels. (809) 960-3043 / (809) 687-3838 – Fax (809) 565-3756

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(Materiales,Piezas, Mobiliario y Equipos)

Versión 02
PRO-162-08

INDICE
I-

INTRODUCCIÓN

3

II-

ORGANISMOS ÁREAS Y PUESTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO

4

III-

PROCEDIMIENTO GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS
(Materiales, Piezas, Mobiliario y Equipos)____________________________________________________ 5
3.1

POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES

6

Definición

14

Alcance

14

Políticas y Normas

14Actividades:
Núm.1: Cotizar Compra

23

Núm.2: Evaluar Solicitud de Compra

25

Núm.3: Elaborar y Entregar Orden de Compra

27

IV-

RELACIÓN DE FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS

V-

HISTÓRICO ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES AL MANUAL

30

DE PROCEDIMIENTOS_____________________________________________________________________31
VI.

ANEXOS:
-

FORMULARIOS

-

HISTORIAL CAMBIOS ADOCUMENTOS

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I- INTRODUCCIÓN
En el presente Manual quedan previstas las políticas y normas, así como el procedimiento para
las compras de: materiales, piezas, mobiliario y equipos. Tiene como objetivo disponer de una
guía que nos permita estandarizar las actividadesque intervienen en el proceso, a fin de
lograr la mayor calidad, en las mejores condiciones predominantes en el mercado y al más bajo
costo.
Las principales mejoras
aspectos:
1.
2.
3.
4.

incluidas en este manual están enmarcadas en los siguientes

Segregación de funciones, acorde a la naturaleza de las operaciones.
Rediseño de formularios actuales.
Diseño de nuevos formularios.
Control enrecepción solicitudes de compras de materiales, piezas, mobiliario y
equipos.

Con su aprobación y su posterior implementación procuramos edificar, estandarizar y
optimizar los procesos de trabajo y facilitar el entrenamiento del personal de las áreas
implicadas en su ejecución.
Agradecemos a la Contraloría, Auditoría General, Direcciones Generales de Tecnología,
Operaciones, Banca Personal,Administrativa, Dirección de Compras y de manera muy
especial a la Subadministración General Administrativa, representada por el Ingeniero Eros
Caamaño, quienes hicieron aportes para la mejora de los procedimientos incluidos en este
manual.
El uso y consulta de este material garantiza la eficiencia de los procesos descritos en el
mismo.

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III- PROCEDIMIENTO
GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS
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3.1 POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES:
(El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio)

COMPRADE MATERIALES, PIEZAS, MOBILIARIO Y EQUIPOS
1.

El sistema de compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos estará sujeto a los
principios de economía, eficiencia, publicidad, transparencia, igualdad de oportunidades
para oferentes, flexibilidad y fluidez en los procesos, tecnología moderna y la
responsabilidad de los Ejecutivos encargados del sistema.

2.

Toda dependencia con facultad pararecomendar la adquisición de materiales, piezas,
mobiliario y equipos para la Institución, así como para autorizar los mismos, tiene que
ajustarse a las normas y procedimientos previstos. A tales fines, deberá definir los
precios, garantías, condiciones de entrega, formas de pago y otros aspectos de interés.

3.

Todas las compras o contrataciones deberán realizarse tomando en consideración, en...