Comunicaion escrita

COMUNICACIÓN ESCRITA

La comunicación escrita, a diferencia de la oral o verbal, no está sometida a los conceptos de espacio y tiempo. La interacción entre el emisor y el receptor no es inmediata e, incluso, puede llegar a no producirse nunca, aunque aquello escrito perdure eternamente. Por otro lado, la comunicación escrita aumenta las posibilidades expresivas y la complejidad gramatical,sintáctica y léxica con respecto a la comunicación oral; igualmente, el mensaje llega a muchos receptores que lo decodifican al leerlo. La ventaja de este tipo de comunicación es que permanece, no se pierde como las palabras y puede llegar a muchos receptores, aun cuando el emisor haya muerto o se encuentre muy lejos. Saludos.

OBJETIVOS:
• uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas detrabajo
• evitar su alteración arbitraria
• simplificar la responsabilidad por fallas o errores
• facilitar labores
• facilitar la evaluación del control interno y su vigilancia

COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente en esta entidad, independientemente del medio utilizado.CORRESPONDENCIA: Son todas las notas, cartas, informes, conceptos, mensajes telegráficos etc...que se producen bien sea de carácter interno o externo.

TIPOLOGIA DOCUMENTAL: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos (por ejemplo, el expediente personal).unidad minima que reune las características necesarias para ser considerada documento,

TIPO DOCUMENTAL:
1. Carta
2. Informe
3. certificado
4. expediente
5. minuta

SERIES DOCUMENTALES CON SUS TIPOLOGIAS:

Área: Dirección Nacional y Jurídica
Serie Documental: Investigaciones Disciplinarias
Topología documental: Denuncias, indagaciones, descargos, pruebas, fallo

Área:Dirección de Autorizaciones
Serie Documental: Autorizaciones Medicas
Tipología documental: historia clínica, autorizaciones recibidas por el usuario, comunicaciones externas

Área: Gestión Humana
Serie documental: hoja de vida
Topología documental: documento de identidad, certificados de estudio, certificados laborales, permisos, incapacidades, reporte de vacaciones, afiliación asalud, afiliación a pensión, afiliación a cesantías. Etc.

PRESERVACION Y CONSERVACION DE DOCUMENTOS

La conservación preventiva de documentos se define como el conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de la información que alberga el archivo

CONSERVACION: Es el conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida del documento, previniendo el daño ocorrigiendo el deterioro.

PRESERVACION: Todas las acciones preventivas que contribuyan al buen estado del acervo documental.

Adicional a estos también se encuentran todas las intervenciones directas al acervo documental para devolver su estabilidad física y funcional; esta es conocida como RESTAURACION.

Los programas de tipo preventivo se enfocan fundamentalmente al manejo y control de losprincipales factores externos de deterioro que interactúan entre si y que inciden en la conservación del material de archivo.

Estos factores son los medio-ambientales, los bióticos, los desastres y los antropogénicos.

RECOMENDACIONES PARA EL MANTENIMIENTO DE LOS DOCUMENTOS:

1. Realizar una revisión exhaustiva de los depósitos.
2. Revisar que las ventanas del archivo permanezcancerradas, mientras no se encuentre personal.
3. Realizar limpieza de las estanterías periódicamente para evitar propagación de microorganismos o humedad.
4. Realizar limpieza cuidadosa de la bodega para evitar acumulación de basuras.
5. Los documentos deben mantenerse limpios. Asi se prolongo significativamente su vida útil.
6. Colocar atención a aquellas zonas donde se detecte...