Control documental

EL CONTROL DE DOCUMENTOS : VITAL PARA EL EXITO EN LAS ORGANIZACIONES
La información ha sido y seguirá siendo un elemento vital en cualquier organización. Ante su aumento progresivo en nuestra sociedad, la necesidad de controlarla se incrementa también cada día.
Las normas de gestión de la calidad como ISO 9000 han clarificado la forma en que la información debe ser administrada. Sin embargo,una de las razones por las que el control de los documentos se ha convertido en un problema, es el hecho de que su manejo por medio del papel es difícil de mantener, lento, ineficaz y caro.
La alternativa es el uso de tecnología -ya disponible- para automatizar la gestión de la información (fórmulas, especificaciones, instrucciones de trabajo, políticas, procedimientos, etcétera). Este artículoexplorará las características requeridas por un sistema de control documental electrónico y los beneficios de su uso.
Antecedentes
En un sistema basado en papel, se deben imprimir tantas copias como sea necesario para que todo el personal las tenga a su alcance. Este es un esfuerzo costoso y que consume una gran cantidad de tiempo. Peor aún, conforme se van presentando cambios en los documentos,el proceso debe ser repetido en igual número de ocasiones. El potencial de error es enorme. Mientras más y más copias y revisiones son hechas, la oportunidad de que documentos obsoletos terminen en lugares donde no deberían se incrementa. Esta es la razón por la cual el inadecuado control de los documentos es citado constantemente como la causa número uno de no conformidades en las auditoríascertificación (ISO 9001, ISO/TS 16949, ISO 14001, etcétera).
El proceso de liberación de documentos es extremadamente lento en un ambiente basado en papel, ya que éstos deben ser pasados de persona a persona hasta que sean aprobados o rechazados. Los papeles son continuamente extraviados u olvidados. Un sistema manual de aprobación seguirá siendo moroso mientras no se haga uso de las tecnologías queya encontramos en prácticamente todas las compañías, como es el correo electrónico.
La alternativa es un sistema electrónico. Esto tiene bastante sentido si consideramos que en la actualidad prácticamente todos los documentos son elaborados electrónicamente. Un sistema electrónico elimina automáticamente muchos de los pasos necesarios en un proceso manual: imprimir documentos, sacar copias ydistribuirlas, ya sea para su aprobación o para su distribución final. En contraste con el sistema basado en papel, en el cual hay muchas copias de cada documento, en un sistema electrónico se mantiene sólo un original de cada documento, y muchas personas pueden consultarlo.
La ventaja de esto es que, mientras mucha gente puede ver un documento simultáneamente, en realidad sólo existe UN original.Cuando el documento cambia, éste cambia inmediatamente para todas las personas. El proceso completo puede ser automatizado, desde la creación hasta la aprobación final y la distribución. Este nuevo paradigma en el control de los documentos elimina inmediatamente las no conformidades en las auditorías, al hacer imposible que existan documentos obsoletos en circulación.
Requisitos de ISO 9001:2000 encuanto a control documental
El numeral 4.2.3 de la norma ISO 9000:2000 establece que:
Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:
a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión;
b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario yaprobarlos nuevamente;
c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos;
d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso;
e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables
f) asegurarse de que se identifican los documentos de origen...