Control interno y fraudes

UNIVERSIDAD GALILEO
MAESTRIA EN ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Control Interno y Fraudes
Lic. Oscar Danilo Díaz



















Caso Práctico




















MARVIN ALEJANDRO PADILLA GALINDO 09002827




Guatemala, 17 de Noviembre de 2010
CASO PRACTICO


Proceso de pagos de proveedores del exterior

Este proceso se utilizapara pagar la mercadería que la compañía compra afuera de las fronteras de Guatemala esta mercadería incluye materia prima, repuestos para las maquinas que se utilizan para producir y material de empaque para el producto terminado, actualmente el proceso lo inicia el departamento quien a solicitud de los distintos departamentos o por requerimiento del almacén procede a realizar ordenes de compra aproveedores en el exterior de Guatemala, al momento que el proveedor despacho el departamento de compras se encarga de realizar la importación, coordinando el pago de impuestos y el tramite aduanal junto los agentes autorizados, al ingresar el producto a la empresa el almacén procede a realizar el registro respectivo al cardex y con esto la factura pasa al área de contabilidad para que procedan a laprogramación de pago según el crédito autorizado por parte del proveedor, este último paso aplica si la compra es al crédito, si la compra al proveedor requiere el pago anticipado de toda la compra o un porcentaje de la misma, el jefe del departamento de compras solicita por escrito a la gerencia financiera que procedan con al anticipo respectivo, adjuntando a su solicitud la orden de compraaprobada según el nivel de aprobación que le corresponde según el monto de la compra, además si es la primera compra que se le hace al proveedor se debe de proporcionar los detalles bancarios para la transferencia, para ambos tipos de compra ya sea al crédito o por anticipado la secretaria de gerencia financiera procede a realizar un memo el cual debe firmar el encargado de contabilidad para verificarque el monto de la transferencia corresponde con la factura y orden de compra respectiva, este memo pasa a autorización de gerencia financiera para posteriormente obtener el visto bueno del gerente general, al tener los memos todas la firmas pasan a la tesorería quien semanalmente envía un listado de pagos pendientes al exterior, donde se incluyen los memos correspondientes a compras, el jefe decompras define prioridades de pago, entre los que indica los que son prioritarios a realizarse, aquellos que se deben de hacer si hay disponibilidad y los que no se deben de hacer porque existe una situación especial con el proveedor esta situación por lo general se refiere reclamos realizados, este listado con prioridades es revisado por la gerencia financiera indicando el cuadro definitivo depagos tomando en cuenta lo definido por el departamento de compras, tesorería procede con los pagos según instrucciones que aparezcan en el memo y envía tanto al departamento de compras como a gerencia financiera la copia de las transferencias realizadas para el archivo respectivo de cada departamento.

Este procedimiento tiene el inconveniente que el departamento de compras es quién envía lainformación bancaria al departamento financiero para que proceda con el pago respectivo y no existe ningún procedimiento de validación de las cuentas para cerciorarse que efectivamente son las cuentas correctas para realizar el pago, se ha dado el caso que un mal número colocado en el memo permite que la transferencia se realice a otra cuenta y se tiene que realizar un proceso adicional pararecuperar el dinero enviado, ocasionando pérdida de tiempo y de recursos a la organización porque este proceso adicional conlleva un costo, esto es en el caso que por error humano el dinero se transfiera a otras cuenta, pero se debe prevenir que por mala intención de alguno de los involucrados en este procedimiento se transfiera dinero a cuentas personales estando latente la posibilidad de fraude y...