Decalogo de productividad ejecutiva

REGLAS Y MEJORES PRÁCTICAS DE GESTION, COMUNICACIÓN Y COLABORACION PARA EJECUTIVOS

JUNTAS
Reglas:

Pregúntese: ¿Es realmente necesaria una reunión para lograr este objetivo? ¿Verdaderamente tiene que pedir a un grupo de ejecutivos que se desplacen y dejen de hacer su trabajo? Si la respuesta es afirmativa:
Antes de la reunión:
Las Reuniones deberán ser organizadas únicamente por medio dela Convocatoria de Reunión en OutlookTM, no usar el mail para tal efecto
1) Defina el objetivo de la reunión y resultados esperados al final de la misma
2) En el cuadro de Notas de la Convocatoria de la Reunión, especifique
o Temas a tratar por orden de importancia
o Defina la información necesaria para tratar cada tema y quien(es) son responsables de llevarla
o Tiempoestimado por tema, indique los minutos u horas necesarias
o Siempre deje al final un espacio de tiempo para temas varios, aquellos que se hayan salido del tiempo previsto ó temas nuevos que necesariamente se tengan que tocar
o Defina si el tema es Informativo (INF), Discusión (DIS) y/o Acción (ACC)
o Indique los recursos necesarios, sala, cañón, pantalla, rotafolio,alimentos, etc.
o Calcule el costo de la reunión
3) Seleccione a los participantes: necesarios y opcionales
4) Defina el día, hora de inicio y término
5) Revise la disponibilidad de los asistentes y si es aceptable, mande la invitación
6) Una reunión por medio de OutlookTM debe ser enviada con _____ horas de antelación
7) Si una Convocatoria de Reunión carece de los elementosdescritos en el presente, podrá declinarla
8) Para citas urgentes o imprevistas, convocarlas usando otro medio como celular, teléfono, radio localizador o personalmente, se espera que aunque sea urgente se pueda contar con estructura y orden

Proceso de confirmación
o Se espera que la respuesta de aceptar/rechazar/tentativo sea realizada a más tardar el día siguiente de originada laconvocatoria correspondiente
o Se espera que los convocados al menos confirmen una de las siguientes opciones:
✓ Aceptar la reunión
✓ Rechazarla (dando una explicación breve de la(s) razón(es) y/o proponer una nueva fecha y hora
✓ Utilizar el status de “tentativo” solo en aquellas ocasiones donde se tienen traslape de reuniones y explicar las condiciones por lascuales los convocados pueden aceptar o rechazar la reunión, o si solo podrán estar parcialmente
o Si de última hora no podrá ir a la reunión, avisar al organizador por teléfono para que no lo esperen
o Si hay que salir durante o antes de que termine la reunión, indicar que así lo hará

Durante la Reunión
Es obligación siempre de todos llegar a las reuniones programadas puntualmente enel lugar convocado, así como también terminar éstas a la hora fijada. Nunca iniciar una reunión sin tener los elementos básicos ya descritos.
o Seguir la agenda y mantener el tiempo establecido
o Tomar la minuta en el cuadro de texto de la Convocatoria de Reunión
o Definir acciones de seguimiento: responsables, fechas y acuerdos
o Insertar los archivos o información necesariade apoyo
o Enviar la actualización de la reunión a todos los participantes, esta será la minuta
o Leer la minuta y hacer los ajustes necesarios
o Evaluar la reunión y definir los aspectos a mejorar para la siguiente
o Definir la fecha y horario de la siguiente reunión

|Mejores prácticas|
|Si lleva una laptop utilizarla en la reunión SOLO PARA EFECTOS DE LA MISMA (minuta, notas, tareas, etc.), no es ara leer mails o |
|hacer otras cosas diferentes |
|No utilizar el teléfono celular durante las reuniones, solo en casos de extrema urgencia., tomar o...