Departamento de recepción

Índice
Departamento de Recepción 4
Gerente de Recepción: 4
Asistente del Gerente: 5
Jefe de Recepción: 5
Encargados de Reservaciones: 5
Auditores Nocturnos: 5
Cajeros: 5
Recepcionistas: 6
La Asignación de Habitaciones 7
Pre-registro 8
Registro de Huéspedes 8
Se invita amablemente al huésped a que llene la tarjeta de registro. El recepcionista debe vigilar que todos los datos que enella se piden se encuentren completos (no olvidar registrar los nombres de todas las personas adultas con sus respectivas firmas). 8
Registro de Grupos 8
El departamento de ventas o reservaciones envía al jefe de recepción con anticipación, un memorándum o notificación de grupo, así como la lista de las personas. 8
Pagos 8
Cambios de Habitación y/o Tarifa 9
Los Tipos de Formatos 9
La hoja dereservas: 10
Slip o Tarjeta de reservas: 10
Planning: 11
Lista de llegadas previstas: 12
Archivos: 13


Departamento de Recepción

El departamento de recepción es la tarjeta de presentación del hotel. La primera y última impresión son las que mayor importancia tienen para la mayoría de los clientes.
La Recepción se compone de:
Gerente de Recepción: Se encarga de mantener un elevadonivel de eficiencia entre el personal de recepción, tomar decisiones eficaces en cuanto a políticas de recepción y asignación de habitaciones y manejar las quejas y problemas de los huéspedes con cortesía y tacto.
Mantiene un canal de comunicación abierto con todos los demás departamentos del hotel, asignar obligaciones a los integrantes del personal, prepara programas de trabajo y asigna losturnos de trabajo semanales.
Celebra las juntas programadas con regularidad con su personal para que conozcan las políticas y procedimientos de operación del hotel y se apeguen a ellos y es responsable de contratar y capacitar a nuevos empleados, así como revisar periódicamente el desempeño de cada uno.
En algunos periodos en donde hay intensa actividad, el gerente puede fungir como recepcionista.Es responsable de definir políticas de reservaciones y establecer cuotas para mantener la ocupación al máximo de las habitaciones, vigila continuamente llegadas, salidas y cancelaciones, establece políticas respecto de reservaciones que no se presentaron, llegadas anticipadas y sobreventa de habitaciones.
Si el huésped tiene quejas, necesidades especiales o problemas, el gerente es responsablede tratar con el cliente y emprender la acción correctiva
Cuando se trata de personas importantes, da la bienvenida y da información acerca del hotel y sus instalaciones.
Asistente del Gerente: Es responsable de coordinar las operaciones de este departamento, puede capacitar al personal nuevo de recepción, vigilar cuentas y pagos de los huéspedes, puede autorizar cheques y procedimientos decréditos especiales.
Debe ayudar al personal del mostrador durante periodos de máxima actividad y revisar las reservaciones para el día y preparar pronósticos diarios de ocupación de habitaciones.
Jefe de Recepción: Coordina y supervisa las labores del personal de recepción, asegura que se logre la satisfacción total del cliente, mantiene informado al personal de las actividades y disposiciones de lagerencia, se asegura de que las tarifas aplicadas sean las correctas, apoya al personal en la solución de problemas y revisa los reportes para asegurar que sean correctos.
Encargados de Reservaciones: Se encargan de la reserva y venta correcta de habitaciones, el control de las ventas realizadas, atender la correspondencia y de la utilización y el control del telex y fax.
Auditores Nocturnos:Por la noche debe cumplir como empleado de recepción, tiene que preparar un informe contable del balance total, por lo cual se requiere que sea una persona especializada y capacitada en materia de contabilidad y calcula el total de los cargos que se deben al hotel y los incurridos por los huéspedes durante el día anterior.
Cajeros: Son responsables de la salida de los clientes que dejan el...