Departamento de recepción

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DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN
El departamento de recepción es la tarjeta de presentación del hotel. Tiene gran importancia de cara a la clientela, ya que es el primer departamento con el que el cliente tiene relación, bien sea de una forma personal a su llegada, bien a través de cualquier medio de comunicación, teléfono, fax, carta, etc., si hace reserva antes de su llegada.
GERENTE DE RECEPCIÓNRECEPCIONISTAS
CONCIERGE
CAPITÁN DE BOTONES
SUPERVISOR DE RECEPCIÓN
TELEFONISTAS
BOTONES
SUPERVISOR DE TELÉFONOS
Organigrama:

Funciones:

Gerente de Recepción:
* Controla y coordina todas las reservaciones.
* Mantiene el control sobre la exactitud de la información dada  por los agentes de reservas.
* Vigila y controla los cupos de los suplidores (agentes de viaje) paraasegurarse de que no sobrepasen el número de habitaciones contratadas en cada categoría.
* Mantiene relaciones cordiales con los suplidores.
* Revisa y modifica las tarifas de las habitaciones según las instrucciones de los departamentos competentes.
* Asegura que la base de datos del centro de cómputo se encuentre actualizada.
* Asegura que toda solicitud de reserva sea contestadael mismo día.
* Asegura la exactitud en la preparación de los informes: forecast, ocupación, etc. dando especial atención a las tendencias del mercado para prevenir sobreventa y aprovechar la demanda.

Supervisor de Recepción:
* Coordina y supervisa las labores del personal de recepción.
* Asegura que se logre la satisfacción total del cliente.
* Mantiene informado al personal delas actividades y disposiciones de la gerencia.
* Se asegura de que las tarifas aplicadas sean las correctas.
* Apoya al personal en la solución de problemas.

Recepcionista:

* Recibe a los huéspedes.
* Vende y asigna habitaciones.
* Da información general del hotel.
* Hace el registro de entrada del huésped.
* Revisa el reporte de habitaciones hecho por ama dellaves
* Lleva el control de entrada/salida de huéspedes.
* Reporta a ama de llaves las habitaciones check-out para fines de limpieza.
* Lleva el control de las llaves de la habitación.
Concierge:
* Es el responsable de encontrar a los huéspedes que llegan.
* De asistirles en la descarga del equipaje.
* Llamar a taxis cuando los huéspedes los requieran.
* Dar sugerenciade tours o lugares que puede visitar, restaurantes centros nocturnos, etc.
* Debe estar bien informado de la cultura y los lugares del lugar donde se encuentra.
Supervisor de teléfonos:
* Seleccionar con el jefe de personal a los empleados del departamento.
* Imparte entrenamiento al personal.
* Establece procedimientos de trabajo.
* Supervisa el desempeño del personal.
*Elabora reportes.
* Realiza y dirige juntas de departamento.
* Establece y asigna horarios de trabajo a telefonistas.
* Asiste a juntas de jefes departamentales.
* Verifica elaboración de cargos de largas distancias.
* Revisa y archiva el reporte de llamadas larga distancia.
* Verifica la actualización de los racks (numéricos y alfabéticos).
* Controla el archivo deldepartamento.
* Realiza presupuestos de ingresos y egresos del departamento.
* Atiende las llamadas telefónicas de huéspedes importantes.
Telefonistas:
* Recibir pendientes del turno de la operadora saliente.
* Verificar que el equipo de trabajo este en perfectas condiciones.
* Verificar que las líneas de entrada / salida estén funcionando.
* Atiende solicitudes de huéspedespara llamadas de larga distancia.
* Elabora los cargos por llamadas de larga distancia.
* Actualiza los racks alfabéticos / numéricos.
* Toma, recibe y envía recados telefónicos a huéspedes.
* Llamadas a huéspedes cuando estos soliciten el servicio.
* Atiende a las llamadas locales.(internas y externas)
* Promueve los servicios del hotel.
* Proporciona información...
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