DOCUMENTACION DE CONTROL DE REGISTROS EMPRESA FALSA


1. DESARROLLO Y DOCUMENTACIÓN
FUNNY TOYS
CODIGO
PAGD01
MACRO PROCESO: APOYPO
PROCESO: DOCUMENTACION
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE REGISTROS
OBJETIVO:
Establecer mecanismos de control para la identificación, legibilidad, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros generados en las áreas del procesos de documentación que permitan una mejor utilización ymanejo de los documentos en la importadora de juguetes funny toys.
ALCANCE:
Aplicar en todos los registros el proceso de la documentación Controlando y conservando los registros de los documentos que corresponden a funny toys así como vigilar que su resguardo sea en forma ordenada, evitar tachaduras o enmendaduras y garantizar el cumplimiento en los lineamientos establecidos en esteprocedimiento.
NORMATIVIDAD:
Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario ISO 9000:2000
Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos ISO 9001:2008


DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
RESPONSABLE








1. Generar registros.






2. Se codifican los registros con el fin de clasificarlos brindando mayor organización y entendimiento a futuras búsquedas.

3. Se efectúa unaverificación de que los registros cumplan con todos los requisitos establecidos con la ley, en busca de prevenir dificultades en un futuro.


4. Los registros que siguen siendo vigentes son llevados en donde son clasificados según su proceso y en orden alfabético.
5. Al ser previamente clasificados y organizados son llevados al archivo central lugar en el cual se encuentran todos los registros de losaños anteriores.
6. Al haber su vigencia o que ya no sea necesaria su utilización, estos son eliminados, si estos son beneficiosos para la organización son llevados al archivo histórico.
7. Los registros son abiertos a el personal que los necesite como referencia de justificaciones y negociaciones




Presidencia.
Vicepresidencia.
Funcionario encargado del archivo de cada proceso






Gerentedel proceso apoyo de la organización.
Director del subproceso de gestión documental.





Presidencia.
Gerente del proceso de apoyo.
Gerente del proceso de evaluación y control.






Director del subproceso de gestión documental.


Director del subproceso de gestión documental.







Presidencia.
Gerente del proceso de apoyo.
Gerente del proceso de evaluación y control.


Director delsubproceso de gestión documental.


2. DEFINICIONES
FUNNY TOYS
NOMBRE
DEFINICION

ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden, para servir como testimonios e información a la persona o institución que losproduce.
ARCHIVOS DE GESTION.
Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las dependencias y particulares en general
ARCHIVO CENTRAL.
Unidad administrativa en donde se agrupan los documentos transferidos, una vez terminado su trámite y tiempo de retención en los diferentes archivos de gestiónde la entidad, pero que sigue siendo vigentes y objeto de consulta por las propias dependencias y particulares en general.
ARCHIVO HISTÓRICO

Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.REGISTRO
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.
CODIFICAR REGISTRO
Operación que consisten en enumerar consecutivamente los registros para posterior mente ser llevados a su clasificación

3. CONDICIONES GENERALES.
FUNNY TOYS
CONDICIONES GENERALES

Todos y cada uno de los trabajadores son los responsables directos de la...