Documentos internos y externos

Colegio de Bachilleres Dos del Estado de Quintana Roo Plantel Chetumal 2 “Cecilio Chi”

Submódulo V: “Actualizar los Sistemas de Información de la Empresa”

Tema: Documentación Interna y Externa

Profesor: Lic. Leonardo Comi Martínez

Especialidad y Grupo: Administración “5 A”

Alumno: Julio Alejandro Ramírez Avendaño

Lugar y Fecha: Chetumal, Quintana Roo, 22 de Agosto de 2012Índice

1.-Introducción.______________________________________________2

2.-Contenido._______________________.________________________3

3.-Ejemplos de documentos.____________________________________8

3.-Conclusión._______________________________________________9

4.-Fuentes de información:_____________________________________10

Introducción

En el siguiente trabajo seexpondrán los documentos internos y externos que son utilizados en las empresas, ya sean del sector público o privado. Se dará el concepto y la estructura de cada documento, así como en que momento se usan y para qué situaciones sirven.
El fin de este trabajo es el conocer, identificar y poder realizar dichos documentos cuando tengamos la necesidad de ello. Se dividirá el trabajo en 2 subtemas, losdocumentos internos y los externos, y se presentaran algunos ejemplos para poder estudiarlos mejor.

Documentación Interna y Externa
DOCUMENTOS INTERNOS
Actas: Documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas y que previamente han sido convocadas con carácter oficial. El secretario da fe de este documento mediante sufirma, y la de los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión.
Autorización: Suelen surgir como respuesta a la petición que hace un empleado/a a su jefe/a. La autorización puede obedecer a diversos motivos y, además, no tiene un formato o estilo normalizado. Tiene que expresar claridad, brevedad, concisión y racionalización para cumplir su objetivo.
Avisos y Anuncios:Son informaciones o noticias de carácter general que afectan a la organización y, por tanto, al personal de la empresa. Se colocan en el tablón de anuncios y no tienen un modelo concreto.
Boletines y revistas: Suelen obedecer a actividades e informaciones referentes al ocio y a la cultura ligadas directamente con la empresa que edita la publicación. Su confección se realiza en imprentas. Supublicación es propia de medianas y grande empresas.
Convocatorias: Es un documento por el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia convocatoria, y también es la publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas. Se pueden dar en la propia empresa o tener proyección hacia el exterior.Orden de producción: En la orden de producción se lleva un conteo de las materias primas, mano de obra y gastos indirectos que se utilizaron en esa orden para sacar un costo unitario del producto de esa orden en especifico, para así poder tener datos concisos y totales
Orden de requisición: Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento decompras acerca de una necesidad de materiales o suministros.
Memorias: Son documentos que reflejan los datos y actividades principales llevadas a cabo por la sociedad u organización durante un determinado tiempo, que suele ser un año. Su finalidad es que los diferentes departamentos, secciones o negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí. Partes de que consta una nota interior:Su contenido o partes varía dependiendo de la actividad empresarial o económica que desarrolle la organización, aunque suelen comenzar con un “saludo” del presidente, director general o máximo mandatario, para después realizar un exposición dividida por capítulos.
* Inicio: nombre o razón social, fecha de confección en formato largo o corto, palabra DE para escribir el cargo de la persona...