El perfil de la secretaria moderna

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  • Publicado : 4 de diciembre de 2011
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PERLFIL DE LA SECRETARIA MODERNA

En el presente se muestran grandes transformaciones económicas, comerciales en los actuales escenarios en donde se desenvuelven las empresas en pro de tener una participación proactiva, que le garantice no solo conquista de mercados, sino permanencia.
Todo ello hace que la empresa moderna se involucre más en cuál debe ser su recurso humano apto paragarantizar un buen desempeño, productividad y desde luego, uno de los actores importantes es la secretaria ejecutiva que debe ser un buen aval de ayuda, cooperación en pro del desempeño de la gerencia y que reúna las características que estas hoy deben tener para colaborar eficientemente con la gestión de la gerencia; una secretaria, que además de manejar adecuadamente las relaciones humanas, trato con elpersonal, clientes, debe saber administrar adecuadamente la agenda diaria de la gerencia, jerarquizar aquellas acciones, compromisos prioritarios de acuerdo a las exigencias que el cargo origina en su operatividad , debe saber jerarquerizar las necesidades, darles preferencias a las más prioritarias y ser objetiva en su planificación.

CONDICIONES ACTITUDINALES DE UNA SECRETARIA

Lassecretarias ocupan un rol muy importante en pro de la colaboración para que el gerente desempeñe sus funciones de la manera más eficiente y garantice el desarrollo esperado y éxito de la empresa.

Para ello es necesario contar con una secretaria que además de sus competencias administrativas, destrezas, habilidades en el ejercicio de su función tenga una alta confiabilidad en lo concerniente a suscondiciones actitudinales, las cuales se le ha descuidado mucho y requieren dársele la atención necesaria para garantizar un excelente desempeño laboral.
Algunas de estas condiciones son:
• Confidencialidad
Es bien conocida la relación etimológica entre secretaria y secreto. Así, en el Código de Ética de Secretarias elaborado por la Federación Nacional de Secretarias, uno de losprincipios prioritarios es la discreción con respecto a la información de la empresa, de los superiores y de los compañeros de trabajo, ya que tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos alejados de miradas indiscretas.

• Firmeza y seguridad en las relaciones interpersonales
La secretaria ideal debe poseer mucho carácter, sin ser explosiva.

• PacienciaUna secretaria ejecutiva suele trabajar bajo presión, a un ritmo frenético. Muchas veces, se encontrará ante situaciones difíciles de resolver.
La paciencia y el buen humor le serán muy útiles en momentos límite, para licuar su propio estrés y el de su jefe.

• ADAPTABILIDAD.- Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, defunciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposición favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.

• INICIATIVA Y CAPACIDAD DE TRABAJO.- se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una acción, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefecon precaución y criterio.

• PUNTUALIDAD.-Es una manifestación de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser Puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las labores Encomendadas.

• RESPONSABILIDAD.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de Manera óptima sin necesidad de supervisión.

• COOPERACIÓN.- El trabajoadministrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los demás compañeros de trabajo.

• BUEN CRITERIO.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar información sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la acción que sea más apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa....
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