Elaboracion de los manuales de procedimientos

Unidad VII. Elaboración de los manuales de procedimientos.

7.1 Conceptos y Objetivos.

Conceptos:
Es un documento que contiene información valida y clasificada sobre una determinada materia de la organización.
Es un compendio, una colección de textos seleccionados y fácilmente localizables.

Manual: Es un conjunto de instrucciones, debidamente ordenadas y clasificadas, queproporcionan información rápida y organizada sobre las practicas administrativas contiene datos e información con respecto a procedimientos, instrucciones o normas de servicio.

Objetivos:
• Comprender la importancia de que los procedimientos que existen para hacer tareas se informen y se registren por escrito.
• Reconocer la importancia del manual de procedimientos en todo tipo de empresa.
•Describir los diversos tipos de manuales y procedimientos.
• Entender plenamente cuales son los apartados que conforman el contenido del manual de procedimientos.
• Reconocer la importancia de los servicios y actualizaciones que deben de hacerse a los manuales de procedimientos.


7.2 Clasificación según su área de aplicación.

Se clasifican deacuerdo con su ámbito de aplicación yalcance en el manual de:

• Procedimiento General: Es aquel que contiene información sobre los procedimientos que se establece para aplicarse en toda la organización o en mas de un sector administrativo.

• Procedimiento Especifico: Son aquellos que contienen información sobre los procedimientos que se siguen para realizar las operación internas en una unidad administrativa con el propósito decumplir de manera sistemáticamente con su funciones y objetivos.

De los cuales podemos deducir que un manual de procedimientos es un documento de los como:

• Como dar de lata o baja a una persona en la organización.
• Como agregar una cuenta nueva al libro mayor general.
• Como atender y resolver reclamaciones de los clientes.



7.3 Contenido del manual.

Una regla respecto alcontenido de este tipo de manuales establece que un manual solo debe de contener los elementos necesarios para el logro de los objetivos previstos y para el mantenimiento de los controles indispensables.
Sin embargo, sencillez y profundidad son dos términos cuyo significado adquiere importancia cuando a cada una de las situaciones.

a)Identificación:
Este documento debe incorporar lasiguiente información:
Logotipo de la organización.
Nombre oficial de la organización.
Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboración.
Numero de revisión (en su caso).
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Clave de la forma. En primer termino, las siglas de la organización, ensegundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

b) Índice de contenido.
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

c) Prologo o Introducción.
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, àreas de aplicacióne importancia de su revisión y actualizaciòn. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las àreas comprendidas en el manual.

d) Objetivo de los procedimientos.

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidadpor fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.

e) Áreas de aplicación.

Esfera de acción que cubren los...