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CONTROL INTERNO
ELEMENTOS BASICOS DE CONTROL INTERNO
Los elementos básicos del control interno son:
1.-Plan de Organización
Un plan adecuado de organización está basado fundamentalmente en:
-Independencia entre las unidades de la organización, sin que esto signifique ruptura en las comunicaciones. Además reconoce la necesidad de separar las labores de operación, registro y custodia comoprincipio básico de control.
-Establecimiento de líneas definidas de responsabilidad y delegación de autoridad.
La separación de funciones constituye la parte medular del control interno. Sin embargo, no es necesario establecer unidades organizativas para asegurar dicha separación.
Junto con la responsabilidad debe estar la delegación de autoridad para cumplir con tales responsabilidades. Debendefinirse con toda claridad las responsabilidades y la delegación de autoridad y presentarla en manuales de organización o de operaciones junto con cuadros descriptivos y organigramas apropiados.
Hasta el máximo se debe evitar la interferencia y la duplicación de responsabilidades, pero cuando el trabajo de dos o más empleado es complementario, puede distribuirse la responsabilidad según lasfases del trabajo.
Es necesario que el plan de organización abarque las funciones hasta el deber del empleado, existiendo varios factores que deben considerarse al evaluar el plan de organización como son:
-Las responsabilidades funcionales deben estar divididas de manera que una sola persona no controle todas las fases de cualquier transacción.
-Cada funcionario debe estar autorizado paratomar medidas de decisión, oportunas, necesarias para cumplir apropiadamente con su deber.
-La responsabilidad individual siempre debe estar claramente definida para que no pueda ser evadida ni excedida.
-Un funcionario que asigna deberes y delega autoridad a sus subordinados debe contar con un medio eficaz de control, para determinar si están cumpliendo en forma apropiada las tareas delegadas.-La persona a quien se le ha delegado autoridad debe estar obligada a operar según los términos prescritos, pero consultando con su supervisor en caso de excepción .
-Toda persona debe estar obligada a informar a su superior la forma en que ha cumplido con su deber y por los resultados obtenidos en relación con lo que debería haber logrado.
2.-Sistema de Autorización y Procedimientos de Registro.Para asegurar la adecuada documentación de las operaciones y transacciones debe implementarse lo siguiente:
-Registros y formularios adecuados, los cuales deben reunir los siguientes requisitos:
--Cumplir una función provechosa dentro de los procedimientos establecidos, para alcanzar los objetivos fijados por la administración.
--Ser lo suficientemente simples y claros, para quienes losutilicen y además permitirles registrar los datos pronta y correctamente, a un costo mínimo.
--Ser diseñados los formularios, tomando en cuenta todos los usos posibles, de tal forma que el número de formularios distintos sea mantenido al mínimo.
--Permitir el uso de los formularios cumpliendo los procedimientos de control establecidos.
-Plan de Cuentas, conveniente que asegure lasistematización del control contable, debiendo reunir los siguientes requisitos:
--Facilitar la preparación de los estados financieros y otros informes, de manera económica.
--Incluir todas las cuentas que se requieran para reflejar en forma adecuada y exacta los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.
--Tener como complemento descripciones de las cuentas que expliquen el contenido y usode cada una.
--Definir claramente los desembolsos.
--Proveer de las cuentas de control necesarias.
--Contener clasificaciones según líneas de organización y autoridad de la entidad para proporcionar datos sobre los costos de cada unidad de la organización.
3.-Practicas Sanas
Si comparamos el desarrollo de un plan de organización y la concepción del flujo de los procedimientos con un...