Fundamentos Basicos De La Administracion Documental

Fundamentos básicos de
la gestión documental

La Administración Documental se considera
importante para alcanzar el éxito de una empresa,
ya que ésta hace parte del proceso de
organización de la misma. Allí se ve reflejada la
tipología de la información para fortalecer los
conocimientos temáticos del archivo que son
requeridos en la función administrativa.

Es por eso que en la actualidad lasempresas
consideran de gran importancia la Administración
Documental, ya que es vista como una necesidad
fundamental de organizar todo tipo de
información, para llegar así a facilitar su consulta
y optimizar el tiempo requerido.

HISTORIA DEL ARCHIVO
Es muy probable que la historia de los
archivos se remonte al origen de la
escritura. Suceso que conllevó a la
asociación del hombre a través de lacomunicación, para llegar así a la
conformación de instituciones; donde se
empezó a manejar la información que se
generó casi desde los principios de la
historia de la humanidad.

Piedra tallada por manuscritos.

HISTORIA DEL ARCHIVO
Fue tanta la información que se logró
reunir, que es posible que haya dado
origen a la primera agrupación de
escritos que se conocen bien
organizados, los cuales seconvirtieron
como un instrumento de control de las
riquezas y el poder en cada una de las
civilizaciones posteriores.

Los hombres de siglos pasados dejaron
escritos como evidencia.

HISTORIA DEL ARCHIVO
Si recorremos algunas de las culturas que más aportaron a este nacimiento
documental podemos citar a:
• Los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo
inscripciones dirigidas ala doctrina. Esto también ocurría en China e India.

Manuscritos tallados
en muros de antiguas
civilizaciones, como los
egipcios.

HISTORIA DEL ARCHIVO
• Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban escritos
sus testamentos y otros documentos en vestigios en
madera y mármol.
Testamentos y escritos
tallados en mármol.

HISTORIA DEL ARCHIVO
• Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban susescritos
en pieles, en madera y mármol con implementos
metálicos para dejar escrituras cuneiformes en ellos.
Manuscritos tallados en
diferentes materiales.

HISTORIA DEL ARCHIVO
Es entonces que, a partir de dichas culturas se da inicio a la
evolución del archivo. Se tiene registro en los siglos XII y XIII de los
primeros indicios de documentación con carácter financiero.
Hacia el siglo XIV se encuentranarchivos bien estructurados y
cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la
actualidad, como por ejemplo su seguridad. Como muestra de
ello, se puede referenciar al archivo de la corona Real, el cual
acude a otra clase de soportes documentales como planos, mapas
y otros hallazgos importantes cronológicamente hablando.

HISTORIA DEL ARCHIVO
Hacia el siglo XV y XVI se identifica aEspaña, en cabeza de Carlos I,
como centro pionero de los Archivos. Hacia los siglos XVII y XVIII se
inicia una investigación más detallada acerca de los archivos en cuanto
a su importancia, la diferenciación de su carácter general y
administrativo. Pero es realmente en el siglo XIX, al inicio de la
Revolución francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de
los archivos y la importanciade concentrar documentos en archivos
nacionales, así como la necesidad de estudiar como archivista. Este
reconocimiento es otorgado por Napoleón, quien pretendió unificar los
archivos de los países europeos en París.

HISTORIA DEL ARCHIVO
Actualmente, en los países más desarrollados, el
interés por la investigación se apoya en los archivos
acorde con el área, objeto de estudio, dado que ya no
seposeen sólo documentos textuales, sino otra clase
de soportes documentales. Es así como se incorpora
tecnología que regula, a nivel general, el manejo
archivístico.

DEFINICIÓN DE ARCHIVO
Es el proceso de ordenación de
los documentos, de acuerdo a la
necesidad metodológica de la
organización y la adecuada
conservación y consulta de los
mismos.

OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS
Los archivos cumplen con...