Generalidades de la administracion documental

NOMBRE:

Julio Cesar Ramírez Caro

FECHA:

22-05-2011

TEMA:

Generalidades de la Administración Documental.

ACTIVIDAD:

Puntos 2 y 3 *Objetivos que debe perseguir la administración documental. *Ensayo. *Funciones que realizo en el Puesto de Trabajo.

OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL Dentro de toda organización se fija un norte que sirve como orientaciónen busca de determinados fines, que en ultimas es la satisfacción tanto interna como externa del usuario que requiere un servicio, por lo anterior la administración documental definida como políticas que se deben adoptar para seguir una serie de procedimiento, busca perseguir:  Procedimientos agiles para obtener información oportuna cuando se requiera.  Llevar de forma ordenada y sistemática ladocumentación como soporte de una organización ya sea pública o privada.

 Clasificar la información documentada como principio de optimizar su búsqueda.

 Reducir gastos innecesarios como método de austeridad y desgaste del personal encargado de su ordenamiento.

 Controlar la información que se lleva para hacer más oportuna y fácil la toma de decisiones por parte de los directivos. Servir de consulta para la estadística comparativa y mejorar hacia futuro en la planificación y función a seguir en el corto, mediano o largo plazo.

 Conservar y preservar la información en medios ambientales y físicos para que perdure durante el tiempo. Teniendo en cuenta que la historia se conserva y se tiene presente por los antecedentes que se encuentren registrado documentalmente, laorganización cronológica de estos antecedentes nos puede servir para no repetir errores y tomar decisiones que pueden cambiar de forma positiva o negativa el rumbo de nuestra empresa o institución.

ENSAYO

INTRODUCCIÓN

Debido a las múltiples exigencias que son requeridas por la sociedad y los distintos métodos tecnológicos con que actúan los grupos delincuenciales, bandas criminales y gruposinsurgentes, hoy en día la Policía Nacional se ve con la necesidad de estar a diario revisando sus procedimientos para poder contrarrestar a estas organizaciones, satisfacer las condiciones de seguridad que solicita la población en general, en consecuencia las personas encargadas de manejar todo lo referente a la Administración Documental cumplen un papel preponderante toda vez que son las quellevan día a día los registros y antecedentes que sirven como base en la planificación del servicio, georeferenciando la actividad delictiva y contravencional que se presentan en una ciudad, pueblo, vereda, o cualquier punto del territorio colombiano, es por ello que el administrador documental haciendo énfasis en la función que cumple determinada institución, es el soporte y guía en las metas, loque conlleva en la consecución de resultados que son proyectados con el único fin de brindar mejor percepción de seguridad. De todo esto la importancia de tener bases de información documentada que sirva de consulta, tener personas que de manera ágil y oportuna faciliten requerimientos solicitados por quienes tienen la función de gerenciar una empresa, institución u organización.

DESARROLLO Esimportante para una empresa estar a la vanguardia de los requerimientos que el mundo globalizado cada vez exige, reflejándose en la competitividad, desarrollo y satisfacción de la sociedad, la capacitación y soporte técnico para quienes integran una institución y hablando específicamente lo relacionado en el tema de la función que cumple un administrador documental como manipulador en buen sentidode la palabra de el conocimiento, soporte e información que se maneja en una organización, para lo cual es quien en primer lugar sirve de apoyo en la consulta de documentos veraces en la toma de decisiones. El seguimiento y puesta en marcha de las políticas que exige la norma para el buen desarrollo y conservación de documentos le dan a la administración documental la responsabilidad de que...