Generalidades de la administracion documental

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NOMBRE: Leidy Johana Nieto Pinzón
FECHA: 07 de junio-2010
ACTIVIDAD: 01
TEMA: Generalidades de la Administración Documental

CONCEPTUALIZACION DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
La Archivística o Gestión Archivística se refiere al conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración deldocumento hasta su eliminación o conservación permanente.

Finalidad de los Archivos
Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia.

Importancia de los Archivos
Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentosque los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

ESTADO DE LA DOCUMENTACIÓN
FONDOS ACUMULADOS
Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado enla entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente.
Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad, en función de las actividades que ésta realiza.

El acervo documental de una organización tiene comoconstante su continuo crecimiento. La implementación de sistemas de ordenamiento automatizados, la digitalización de la información, las comunicaciones a través de redes, se deben proyectar, no sólo para custodiar la documentación que ya se tiene, sino además con una capacidad de recepción que permita la expansión sin traumatismos y mayores costos, optimizando los recursos.
El manejo racional, ágil yefectivo para dar respuestas a las diferentes solicitudes y consultas que se hagan al archivo, darán como resultado una eficiente administración documental.

ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Es considerado un proceso archivístico sistemático encaminado al eficiente, efectivo y racional manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde   su origen hasta su destinofinal, con el   objeto de facilitar su producción, trámite, clasificación, ordenación, descripción,   Utilización y conservación.
En muchas empresas la gestión documental es una de las actividades que más recursos consume. Y en muchas otras, agilizando estas operaciones, tendríamos más potencial de trabajo.

En una empresa, día a día se hacen pequeñas mejoras, para tener toda la información lomás accesibles posible. En los momentos más intensos del trabajo, es muy importante encontrar la documentación fácilmente y con rapidez.
Carros con carpetas, bandejas, archivadores y espacios reservados para documentación en tránsito entran en juego y poco a poco se van puliendo procesos y creando procedimientos para trabajar lo más eficaz y eficientemente posible. Pero este concepto como tal esparte importante en el desarrollo de una entidad, ya que si miramos tiempos pasados los archivos de la misma no tenían un orden especifico y era una tarea difícil para el encargado llegar a obtener una información determinada, detalle que podía hacerlo tardar horas buscado la misma
OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.

Es un sistema de apoyo a la organización y tiene comoobjetivos:
  1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

  2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.

  3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
  4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados.

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