Gestion documental

CONSEJOS PRACTICOS PARA TENER EN CUENTA…

Cuando usted toma la decisión de reemplazar o convertir las montañas de documentos físicos en digitales y estos últimos en información organizada, fácil deconsultar y de compartir, con estándares de control, seguridad y validez, son los nuevos retos empresariales, que no sólo hacen empresas más eficientes y transparentes, sino que conservan elconocimiento de sus funcionarios y la información transaccional, construyendo memoria corporativa.
Si usted está liderando un proyecto de Gestión Electrónica de Documentos, usted hace parte del grupo gestordel mismo o está fortaleciendo un proyecto ya avanzado, tenga cuidado en no incurrir en errores como estos:
1. Pensar que el problema se soluciona sólo con adquirir software, aunque este es unelemento vital en el proyecto.
2. No crear un grupo interdisciplinario (comité) para concebir el proyecto.
3. Pasar por alto el tema legal que aborda desde la validez jurídica del documentoelectrónico hasta la parte contractual con los proveedores involucrados, así como la confidencialidad que deben tener empleados y socios de negocios con acceso a sus documentos.
4. Pensar sólo en darsoluciones a los problemas que requieren inmediata solución y no proyectar necesidades y soluciones a mediano y largo plazo.
5. No tener claros los procesos organizacionales. Los procesos cobranimportancia vital pues dictan el curso del flujo documental. Además de los procesos inherentes al desarrollo del proyecto, también son claves los relacionados con gestión del cambio de culturaorganizacional, cambio de la manera de hacer las cosas y cambio de proveedores cuando esto es parte del proyecto.
6. No tener políticas de seguridad de la información y del uso del documento. Y en caso detenerlas no soportarlas con tecnología, controles y correctivos.
7. No tener estándares para los nombres de los documentos y los tipos documentales.
8. No divulgar a todos los usuarios de...