Herramientas Estadisticas Para Procesos

HERRAMIENTAS PARA LA GERENCIA DE PROCESOS





Presentación

Uno de los grandes cambios en la administración moderna de las empresas de todos los tipos, es el uso de la gestión como método, que promete asegurar los resultados de los objetivos planificados en las organizaciones, en sus procesos y sobre todos dirigido a sus clientes. La gestión, definida como “actividades coordinadas paradirigir y controlar una entidad, tiene como base fundamental la Planificación, el Hacer, el Verificar y el Actuar (Espiral de la mejora continua: Joseph Juran) como requisitos necesarios para que se construya en el día a día la mejora continua de los procesos, las organizaciones, los proyectos, entre otros.

Lograr los objetivos propuestos en las entidades, en los procesos, en los proyectos, confrecuencia se convierte en una tarea difícil de cumplir y en muchos casos no se logra tan anhelado objetivo. En algunos casos lograr estos objetivos, implica grandes esfuerzos económicos, humanos y de imagen, que finalmente dejan un sinsabor en los equipos de trabajos involucrados, a pesar de haber logrado los objetivos previstos.

El uso del PHVA por parte de los líderes de procesos y de lasinstituciones, se supone el instrumento para lograr tan anhelados objetivos de la manera como fueron planificados, esto implica un importante conocimiento sobre:

• La planificación de los objetivos y de los recursos necesarios para lograr dichos objetivos
• De los métodos de control en las operaciones
• De los métodos de formulación de indicadores de gestión
• De los métodos deanálisis de causas
• De los métodos para la formulación de acciones correctivas, preventivas y de mejora

El análisis de información, citado en el anterior inventario, requiere un cuidado especial porque de la calidad de esra actividad depende la efectividad de las acciones que se propongan para asegurar el cumplimiento de los objetivos y actividades planificadas. Un inadecuado análisisconduce a decisiones equivocadas, que conducen a insatisfacciones de los clientes, incumplimientos legales, incomodidad de las personas involucradas en el desarrollo de las actividades, pérdida de imagen de las instituciones, pérdida de credibilidad de los líderes, entre otros.

Determinar las causas que generaron un efecto adverso de nuestras acciones (incumplimiento de los objetivos, porejemplo), ofrece cierto grado de complejidad por diversa razones entre las que podemos citar:

1. Un solo efecto visible, puede ser originado por múltiples causas que se suman generando sinergias insospechadas y lo que es peor, cada una de estas causas puede generarse en diferentes sitios del sistema, cercanos al efecto investigado o muy lejos del mismo. Esto se debe al funcionamiento sistémico delas organizaciones.
2. Un efecto visible suele tener causas aparentes inmediatas, encubriendo las causas reales pero muy profundas, confundiendo a los equipos de trabajo que realizan las investigaciones.
3. Muchos de los efectos requieren de amplio conocimiento por parte de los investigadores y es muy frecuente que dichos conocimientos no se encuentren en una sola persona, lo que exige lapresencia de diferentes disciplinas y diferentes enfoques para lograr comprender adecuadamente las causas que generan el efecto adverso.
4. La identificación de las causas que generan un efecto adverso, requiere información confiable, que implica entre otros aspectos importantes: la representatividad de la información, la precisión y exactitud de los datos, la observación por tendencias de lainformación (no es adecuado el uso de información puntual), entre otros.
5. El conflicto de intereses por parte de los investigadores o de los involucrados en los resultados, que los llevan a ocultar parcial o totalmente la información, a distorsionar la información o a no suministrar la información.
6. Falta de madurez de la cultura organizacional en la comprensión de lo que deben ser...