Historia del archivo

La Corona española, desde el comienzo mismo de la Conquista, pretendió proteger la documentación generada por la administración indiana. Así, Francisco Pizarro recibió la orden de conformar archivosoficiales y que tal disposición se siguiera en todas las posesiones españolas.
En consecuencia, Sebastián de Benalcázar ordenó hacia 1535 que se depositaranen un arca libros y registros de aquello relativo al gobierno de la naciente ciudad de Quito.

Años más tarde, hacia 1567, la Real Audiencia y Cancillería del Nuevo Reino de Granada dispuso lacreación de un archivo, para evitar la pérdida de documentos a causa de los continuos incendios que se sucedían en los sitios de su custodia.

La referencia documental más antigua sobre elestablecimiento de archivos oficiales en Colombia, la encontramos en el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé:

«(. . .) por cuanto en estas casas reales, con acuerdo suyoy de los Q/iciales Realesde Su Mqjestad deste Reino, que al presente se ha hecho un aposento para donde esté la cqja realy Hacienda de Su Mqjestad, donde al presente está, y para quintar el oro y plata y esmeraldas que eneste Reino hay, e para que los dichos Q/iciales oigan los pleitos y diferencias tocantes a la dicha Real Hacienda, coriforme a una Cédula Real de Su Mqjestad que sobre ello hay y nuevamente ha enviado, ypara que en todo haya buena cuentay razón es necesario que en el aposento susodicho, donde la dicha cqja y Tribunal está, se tenga un archivo en el cual estén todos los papeles, cuentas y librostocantes a la dicha Hacienda Real después que este Reino se descubrióy los que adelante se qfreciereny hicieren de nuevo, porque de no se haber hecho hasta aquí ha habido grandes inconvenientes y no tanbuen recaudo en los dichos papeles y cuentas como convenía, y se han quemado y perdido muchos por estar en buhíos y casas de pqja; por tanto su señoría mandabay mandó a los dichos Qjiciales Reales,...