Funciones De La Administracion Documental

Nombre: ROSMARY SUSA ROMERO
C.C. 40.392.138 DE VILLAVICENCIO
Curso. ADMINISTRACION DOCUMENTAL

ACTIVIDAD 1 UNIDAD 1 SEMANA 1

Guía del Taller Nº 1 (Valor 5 puntos)

1. Establecer los objetivos que debe perseguir la administración de documentos.
2. Escribe mínimo 5 características de la administración de documentos.
3. Precisar la Importancia de laAdministración Documental.

DESARROLLO
LOS OBJETIVOS
1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.
2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
4. Recepción y Orientación.
5. Registro y Distribución.
6. Archivo.CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

1. Permite digitalizar, indexar, asociar, organizar y compartir cualquier información que su empresa genera o recibe.

2. Es una herramienta ideal para dar soluciones a los problemas de archivo y comunicación interna de su empresa.

3. Identificar los tipos de información que maneja la organización.

4. Organizar losflujos de información en diagramas, que constituyen los mapas de información en la empresa.

5. Identificar el ciclo de vida de la información según los tipos de información.

6. Identificar las necesidades de información personales según categorías (directivos, mandos medios, empleados).

7. Diseñar y estructurar los servicios de información en función de las necesidades.

8.Difundir y socializar la información para la generación de nuevos conocimientos.

IMPORTANCIA:
Nos enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación, desde su origen hasta su destino final con el objeto de acelerar su búsqueda facilitación y conservación.
Es un canal de consulta, asesoría ydivulgación de la información y del conocimiento se aplica un control estadístico a los procesos de archivo.
Es un procedimiento donde se evita la perdida de documentos de una empresa, es importante para la toma de decisiones, estos se convierten en materiales de consulta futuras.

LOS DOCUMENTOS SON EL SOPORTE DE TODA EMPRESA U ORGANIZACIÓN
CARGO. secretaria
LAS FUNCIONES:
1. Atención alpúblico
2. Recibir y despachar la correspondencia,
3. Contestar el PBX
4. Archivar la correspondencia, facturas y todo documento que ingrese a la empresa.
5. Manejo del computador
6. Manejo de personal
7. Digitar las nominas y realizar los respectivos pagos.
8. Pago de la seguridad social
9. mensajería
10. manejo de chequeras
11. manejo de la cartera12. elaboración de documentos
13. facturación
14.

Para iniciar diremos que la administración de documentos es la que nos enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documentos a grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación, es decir es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos desde su origenhasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda y facilitación y conservación.

Desde tiempo atrás, el hombre ha tenido la necesidad de evidenciar los acontecimientos familiares hasta políticos, deportivos, farandula, cultura, en fin un sin numero de temas que ha desarrollado con el transcurrir del tiempo y con este cada vez se hace mas grande la información.

Todo persona debesaber la magnitud que tiene la importancia de la administración documental para que nos sirve, la cual está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiente búsqueda.

El objeto principal de la gestión documental es facilitar la búsqueda de un documentos y su...