Importancia de la administracion documental

IMPORTANCIA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
La Administración Documental nos permite establecer políticas, definir normas y tomar decisiones que me facilite la gestión en la organización de los documentos.
Administrar los documentos de una empresa es una actividad permanente, donde se registran adecuadamente las operaciones, la historia, los manejos y las actividades comerciales de una empresa.También tiene como fin tener la información de modo preciso, rápido y adecuado a todos los que la necesitemos. Significa entonces que fiscaliza, recolecta, salvaguarda, descarta y rescata la información de cualquier clase, para efectuar a cabalidad con el objetivo de saber Administrar los Documentos.
Ofrece conjunto de técnicas mejoradas en el manejo de cualquier tipo de documentos, imágenes yreportes, archivándolos de forma digital o manual y ofreciendo a los empleados calificados la posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas, de forma segura y simple.
Cada día más empresas se están dando cuenta de la necesidad de tener los servicios, de un Administrador Documental, donde halla un control eficiente de los documentos.
El mundo corporativo presentese enfrenta al reto que implica manipular de manera eficaz y sistemática considerables volúmenes de información personalizados en papel y escritos impresos. Si manejamos sistemas computarizados para registrar la información, éstos nos ayudan a encontrar el documento en una forma más ágil y se puede hacer desde cualquier parte, ya sea en el lugar de trabajo o fuera de el.
Es muy importante tener unbuen método de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Porque son un recurso a futuro donde suministrarán
LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

“Un factor importante para la gestión empresarial”
La administración documental regula la función archivistica en las empresas, formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que laadministración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.
Vemos que actualmente hay una cierta preocupación por el papel de la administración documental en el país y se plasma en los testimonios de la doctora Marcela Otálora Restrepo, este fue el mensaje que se le compartió a cercade 35 clientes invitados por REDSIS a un desayuno de trabajo, para presentarles su solución Administración Documental:
“El objetivo de esta charla era transmitirles la importancia que sigue teniendo el papel como documento, porque estamos hablando de nuevas tecnologías de documentos electrónicos, sistematizados, digitales y queríamos recordarle a la gente que en Colombia todavía seguimosnecesitando el papel para muchos asuntos legales, fiscales, administrativos y que esas soluciones de Gestión Documental sistematizadas, mejoran el manejo de documentos en papel, mejoran los archivos en general, pero no los elimina ni los obvia que es la idea equivocada que tienen muchos.”
Es claro que estos testimonios son ciertos, pues muchos obvian el significado de documento en papel, piensan que losdocumentos en soporte papel son simplemente basureros que acumulan las empresas por obligación y no se dan cuenta del valor trascendental en la toma de decisiones que tienen estos. Por estos motivos creo que el papel del archivista o archivero en Colombia se toma en segundo plano, por tal motivo las empresas no se preocupan por capacitar a sus archiveros y es cuando se presentan los factores deerror. Esta claro que hoy hay muchas tecnologías para la conservación documental y que tiene que estar presentes en la administración documental, pero no se debe perder el significado de documento en papel.
La administración documental tiene un rol trascendental ya que su fin es el de servir la información de forma precisa, ágil y oportuna. Pero la administración documental tiene un papel muy...