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BLINDEX SA 113716

INFORME SOBRE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

Lima, 5 de septiembre de 2006

ELABORADO POR: Victoria Méndez
DIRIGIDO A: Doctor Ricardo Mendieta.

OBJETIVOPreservar documentos valiosos y dar información inmediata.

PROBLEMA
Por instrucciones de la Gerencia se ha buscado determinar, ¿Por qué el departamento de archivo no ha cumplido hasta ahora suverdadero cometido?; preservar documentos valiosos y dar información inmediata.

ANALISIS
Las repetidas reclamaciones y protestas por parte de algunos empleados, descansan en el sistema de control que seemplea para el material de archivo; que se toma prestado de la oficina del señor Felipe Torres, aunque este empleado es competente, el medio de control actual ocasiona la demora de los documentos queaun no han sido devueltos al archivo central; siguen un lento proceso de seguimiento ente el departamento de archivo y los diversos usuarios.

SUGERENCIAS
Es evidente que una manera de mejorar elfuncionamiento del Departamento de Archivo para que cumpla sus objetivos, seria el cambio de su sistema de control, este cambio se podría hacer de común acuerdo con el Señor Torres.
Cambiossugeridos:
a) Establecer un sistema de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo, requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una tarjeta de requisición por el primerusuario y devueltos por el último.

INFORME SOBRE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

Para ello también se necesitaría el empleo de una tarjeta de trasferencias, que al firmarla cada nuevousuario, libere de responsabilidad al anterior.

b) Recomiendo igualmente el uso de un archivo de tarjetas de control con guías alfabéticas correspondientes a cada mes, y guías numéricas correspondientesa cada día. Este archivo de tarjetas en el escritorio de Señor Torres le permitiría, de inmediato, reconocer el documento prestado, así como la rápida localización de los documentos por los...
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