Los archivos

LOS ARCHIVOS Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACIÓN

Como entidad estatal, la organización documental, debe estar apoyado en un diagnóstico y análisis en cuatro aspectos: Marco legal que rige a laentidad, Perfil de los usuarios internos y externos, Infraestructura tecnológica disponible y forma en que se atienden los diversos procesos archivísticos.
El resultado de dicho análisis permitedefinir prioridades y diseñar propuestas coherentes, para normalizar aspectos inmersos dentro del Programa de Gestión Documental, así como a su influencia en el funcionamiento administrativo y operativo dela entidad.
La información sin interesar su soporte, tiene un trámite normal dentro de ese proceso de gestión. Interrelacionan todas las dependencias comprometidas en el proceso. A mayorclaridad en la estructura, menos riesgo de un mal trámite y, por consiguiente, de pérdida de información o de tiempo en su búsqueda.
Por lo anterior, en cada una de las dependencias de la entidad, seconstituye un Archivo de Gestión, como elemento legítimo, necesario y útil de la gestión administrativa, que debe cumplir una función esencialmente informadora, guardando las técnicas de conservacióny preservación documental.
Los Archivos de Gestión, son administrados por las secretarias o auxiliares de las dependencias; por lo general conservan el 100% de la información durante el año de lavigencia, al finalizar este y con base en los términos de retención establecidos en la tabla, unos se transfieren para su conservación al archivo central o al archivo histórico y otros se eliminan;Ejemplo: las copias, fax, fotocopias, en si los documentos a transferir equivalen al 60% de la documentación.
De ahí la importancia, que los funcionarios tienen para que al administrar esta informacióncumplan con las pautas definidas en la norma y en la tabla de retención documental, herramientas básicas, para definir con criterio, la organización, eliminación y conservación de la información....