Manejar el almacén de la empresa

MANEJAR EL ALMACÉN DE LA EMPRESA
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL SISTEMA DE ALMACÉN

1.- RECIBO DE MATERIALES
Cuando una persona entrega dinero, mercancías o cualquier valor, ya sea en pago de una deuda o por cualquier otro motivo, tiene derecho a exigir que se le otorgue un documento que acredite la entrega. A esta constancia escrita es a lo que se llama Recibo.
Recibo es un documento pormedio del cual una persona manifiesta que se le entregó una determinada cantidad de dinero, mercancías o cualquier otro valor, por el concepto que en el mismo documento se expresa.
El recibo esencialmente consta de estos datos:

1) Nombre de la persona que hace la entrega.
2) Cantidad que se recibe, expresada en número y letra.
3) Motivo o concepto de la entrega.
4) Lugar y fecha.
5) Firmadel que recibe.



2.- CLASIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN

*¿Qué es la clasificación y qué facilita?
Es una lista detallada y sistemáticamente ordenada de todos los artículos concernientes a una fase en particular de un negocio o a todas las diversas fases del mismo. La clasificación facilita la interpretación y hace sencillo el encontrar la información de hechos aparentemente norelacionados.




*¿ Cuáles son sus ventajas?
Las ventajas de adaptar una clasificación son las siguientes:
1. Proporciona un sistema lógico para archivar todos los datos.
2. Establece un método para obtener la información necesaria, para la operación y el control de un sistema efectivo de contabilidad; facilita la conlección de datos sobre gastos indirectos y costos de producción, y ayuda aestablecer los saldos en existencia del inventario mensual, materiales en proceso, existencias de materiales semiterminados y de productos terminados.
3. Ayuda mucho a visualizar las tendencias; así una comparación de lo hecho durante un periodo de tiempo para cualquier operación o actividad, muestra la dirección en la que este artículo se mueve. Una comparación de partidas de gastos clasificados,provoca la aprobación o la acción de la gerencia.
4. Indica claramente el plan de organización, ya que muestra la relación de las secciones y departamentos e interpreta la limitación de sus actividades.
5. Ayuda al desarrollo de la standarización. El vocablo se emplea aquí en el sentido de la determinación del mejor método o el mejor material a usarse para cualquier fin dado, bajo las condicionesexistentes, y el estricto apego a lo mejor como norma hasta que se encuentre un standard mejor. Casi en cualquier caso en que se aplica la clasificación se encontrará que un gran número de artículos semejantes se están usando para fines similares. Con el fin de economizar trabajo en la clasificación , si no existe razón en contra, habrá una tendencia a reducir el número de artículos. Estareducción ayuda a crear standards. Cuando un artículo particular ha probado ser el mejor, se adopta, clasifica y registra.
6. Ayuda a standarizar el orden de los artículos en los almacenes y a evitar la salida incorrecta de los mismos, como a menudo sucede cuando se usan denominaciones o vocablos de taller al llenar las requisiciones.
7. Proporciona un medio para formular el itinerario y controlar losmateriales en elaboración, al designar exactamente los materiales , máquinas, sitios de trabajo y operaciones comprendidas en cada fase o parte componente.
8. Permite acumular información detallada relativa a edificios y equipo.

3.- ¿BAJO QUÉ BASES CLASIFICAR?
Las bases de la clasificación.
Tanto el uso especídico que se vaya a dar a la clasificación como el periodo de tiempo que se esperausarla, afectan la decisión sobre la base que se vaya a elegir para clasificar. Si la clasificación va a usarse en una programa continuo, deberá seleccionarse una base que prevea posibles ampliaciones. Las bases comunes de clasificación son:
1. Clasificación por la naturaleza misma de los materiales, tales como líquidos, sólidos, gases, +acidos, bases, sales, metales, maderas, cerámicos.
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