Manejo de bienes olympo

MANEJO ADECUADO DE BIENES EN EL SISTEMA OLYMPO

Incluye Operaciones Básicas del Sistema Olympo V7 - Módulo de Activos Fijos

1. CREAR FUNCIONARIO/PROVEEDOR
RUTA: en el Menú Principal ir a Inicializaciones=> Custodios => Custodios Proveedores, según como lo indica en el grafico 1, con lo cual se aparecerá la ventana del grafico 2.
En la ventana abierta (grafico 2), al hacer clic con elbotón izquierdo del mouse en I Nusva I, se habilita la opción de crear un Funcionario o Proveedor, a lo cual deberá ingresar los datos que requiera el sistema. Para esto debe considerar que los Proveedores únicamente tendrán como número de identificación el número de RUC legalmente registrado en el SRI. Para funcionarios, corresponderá al número de identificación la cédula de ciudadanía. En la pestañaTipo, deberá seleccionar la opción de Proveedor o Funcionario según corresponda y finalmente I Grabar . Esto es importante, pues permitirá la habilitación de los campos requeridos en el Sistema.
Si ya existe en la base registrado el nombre del Funcionario o Proveedor, se aparecerá en inmediatamente en la ventana. No olvidar confirmar en Tipo: si se trata de un Proveedor o Funcionario. Esimportante que cree los funcionarios primero con los dos apellidos y luego los Nombres, a fin de mantener unificada la información a nivel nacional.

Si usted desea imprimir el registro en ventana, haga clic en ¿, y si desea consultar el listado de proveedores y funcionarios que se encuentran ingresados en su base de datos, seleccione
-i.
Para el caso de Proveedores, este procedimiento es suficientepara que se Active dentro de la base de datos. Para funcionarios, una vez que lo ha creado, posterior es indispensable agregarlos en la base.
En versiones actualizadas encontrará la Misma Opción en Inicializaciones=> Varios=> Funcionarios/Proveedores.. AGREGAR FUNCIONARIOS
RUTA: en el Menú Principal a Inicializaciones=>Custodios=> Custodios..., de acuerdo a la grafica 3, aparecerá la ventanaCustodio (Grafico 4).

En la ventana'

presione I

digite el apellido del funcionario

e

El nuevo funcionario aparecerá al final de la lista de la
inmediatamente con el cursor del teclado (flechas de dirección), busque el nombre a agregar, seleccione el Cargo, el Tipo (Siempre deberá ser PRINCIPAL) y siempre mantenga el visto en Vigente y finalmente presione I Grabventana.

Solo así los funcionarios estarán disponibles para el resto de aplicaciones del Sistema.
Los gastos en reparaciones ordinarias o periódicas, destinadas al mantenimiento y conservación de la capacidad de uso del bien, deberán registrarse como gastos de gestión."

BIENES UTILIZADOS POR VARIOS FUNCIONARIOS
"En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, esresponsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y verificación, de manera que estos sean utilizados correctamente" .
RECOMENDACION: Realizar una hoja de control que especifique el uso destinado, fecha, hora, estado, nombre de funcionario, responsabilidad y firma. VER ANEXO 4.


TIPOS DE BIENES EXISTENTES
con los siguientes bienes:

1.ACTIVOS FIJOS O BIENES DE LARGA DURACION:
Dentro del catálogo General de Cuentas dentro de Activos, Inversiones en Bienes de Larga Duración, Bienes para Administración, podemos definir a los Activos Fijos o Bienes de Larga Duración de la INSTITUCION XX, a todos los bienes tangibles o intangibles propiedad de la institución, para uso exclusivo para el cumplimiento de las actividades en laINSTITUCION XX y las funciones contempladas en las normas legales vigentes de ésta institución o que se encuentren en comodato en otra institución del sector público, cuya vida útil sea superior a un año y un costo igual o mayor a cien dólares.
Se prohibe totalmente que los bienes de la INSTITUCION XX, sean utilizados para labores particulares o personales.
Dentro del Clasificador presupuestario se...