Manual de dirección de proyectos

Manual de dirección de proyectos

Este artículo habla sobre los pasos a seguir en la ejecución de las tareas para completar un proyecto exitoso. Los tres pasos básicos en la gestión de un proyecto son definir y organizar el proyecto, planificar el proyecto y seguir y gestionar el proyecto. Cada paso conlleva un proceso específico que debe ser adaptado y modificado de acuerdo a lanecesidad del proyecto.
Las ideas centrales de este artículo son la importancia de efectuar los pasos iniciales de manera eficiente al iniciar un proyecto, cómo la planificación previa, tanto de eventos como de riesgos, hacen una diferencia a la hora de evaluar la gestión final de un proyecto y los beneficios de evaluar los resultados finales de un proyecto en una futura gestión.
Lagestión de proyectos se inicia alrededor de los años 50 en la rama militar, con el desarrollo del misil Polares. Diversos empresarios de la época a nivel gubernamental y privado observaron los beneficios de combinar diversas ramas multifuncionales, incorporando diversos métodos y generando estructuras de desglose de trabajo complejas para identificar las tareas individuales requeridas para lograr unobjetivo. Las nuevas técnicas, la gestión de recursos compartidos, la integración de los ordenadores personales y la disponibilidad de herramientas de software de gestión de proyectos han mejorado la eficacia de la metodología para abordar los problemas que presentan los proyectos.
Debido a la competencia que existe para gestionar y reducir la duración del ciclo de los productos, se consideracada vez más a los proyectos como el vínculo entre los objetivos estratégicos de una empresa y las labores tácticas que se llevan a cabo. La gestión de proyectos es un instrumento que permite comprender mejor los requerimientos de los clientes y cómo cubrirlos lo mejor posible, por lo que tiene una gran influencia en los resultados finales de una empresa.
De acuerdo a un estudiointernacional, cuando las actividades de desarrollo previo de un producto – definición y planificación preliminar del proyecto – aumentaban, la posibilidad de éxito de un producto aumentaba en una relación de 2 a 1. Los factores que hacen esta diferencia son: los ganadores empleaban más del doble de recursos en actividades previas al desarrollo que los perdedores, un alto porcentaje de nuevos productos seretrasaba por definir o comprender erróneamente los requisitos del cliente y el cambiar los requisitos de los productos era la causa principal de retrasos en su desarrollo (Boznak, 1994).
La gestión de proyectos es una disciplina formal de la gestión empresarial mediante la cual los proyectos se planifican y ejecutan siguiendo un proceso sistemático, repetitivo y escalable. Un proyecto esun conjunto de actividades destinadas a producir un resultado definido dentro de un plazo establecido utilizando una asignación específica de recursos. Por lo que la gestión de proyectos es el proceso de crear datos esenciales y sistemáticos de cada parámetro, con el fin de maximizar la efectividad de cada decisión derivada de un equilibrio compensatorio. Existen unos pasos específicos paradefinir, planificar y gestionar el proyecto.
El primer paso es definir y organizar el proyecto. El éxito del proyecto está determinado por la claridad de los objetivos y la destreza de los miembros del equipo al coordinar las actividades. Por lo que es importante conocer los objetivos, quiénes van a trabajar en el equipo y de qué manera son dirigidos. Sin una definición precisa y unaorganización clara de las tareas, no es posible lograr el resultado deseado o se malgasta tiempo y recursos.
El segundo paso es planificar el proyecto. Una planificación creíble toma en cuenta tanto las exigencias de los directivos de realizar un programa lo más ajustado posible como el conocimiento de los miembros del equipo de las dificultades de cada tarea. Los programas que se basan en...