Manual de funciones secretaria

DATOS GENERALES
Titulo del puesto: Secretaria de Gerencia.
A quien reporta:

UBICACIÓN ORGÁNICA

DIRECTORIO

GERENTE GENEERAL UNIDAD DE SECRETARIA
DE GERENCIA

PROPÓSITO GENERAL.

Planea, organiza y supervisa las acciones de Secretaria General de acuerdo a las normas, directivas y disposiciones pertinentes o impartidas porla Alta Dirección.
La secretaria de Gerencia General respecto de los asuntos a su cargo es, después del Gerente General, la máxima autoridad administrativa de la Empresa, encargada de coordinar con aquel las tareas técnico - admistrativas.

FUNCIONES RECURRENTES

* Somete a consideración del Gerente General los planes operativos, administrativos, financieros y de tecnología de lainformación que requieran su aprobación.
* Propone las medidas necesarias para el mejor funcionamiento de las dependencias que conforman la empresa.
* Administra el registro, publicación y archivo de dispositivos legales que emanen del despacho de la Gerencia General o Presidencia del directorio.
* Expide resoluciones de Secretaria de Gerencia General en las materias de su competencia o enaquellas que le hayan sido delegadas.
* Autentica las copias de las resoluciones emitidas para la presidencia del Directorio y Gerencia General, así como las expedidas por la Secretaria General y en su caso suscribir las transcripciones oficiales.
* Elabora informes, opiniones y recomendaciones en asuntos que sean puestos a su consideración.
* Formula los proyectos de normas que leencomienda la Alta Dirección.
* Asesora al Gerente General y Presidente de Directorio en los campos de su competencia.
* Dirige y coordina con los órganos competentes, el procesamiento de la documentación que requiere de conocimiento y decisión de alta Dirección.
* Supervisar y controlar el flujo documentario de la institución y procesar la documentación de la institución y procesar ladocumentación dirigida al Gerente General y Presidente de Directorio, disponiendo el trámite correspondiente.
* Lleva la numeración, registro, publicación, distribución, y custodia de la documentación oficial de la Empresa.
* Supervisa y controla las actividades de relaciones Publicas internas y externas; ai como proyectar la imagen de la Empresa a través de los medios de comunicación social.* Programa, dirige y evalúa las actividades de administración documentaria, así como mantener, organizar y controlar el archivo central.
* Controla y supervisa el fiel cumplimiento de los acuerdos del Directorio.
* Vela por el cumplimiento de la Misión, Visión y Valores de la Institución.
* Dirige, coordina y controla la elaboración y difusión de los indicadores del Planestratégico y otros, relacionados con la ley de Transparencia y Acceso de la información pública.
* Planifica, dirige, controla y actualiza en forma permanente el portal o webzine de la Empresa.
* Debe mantenerse informado de nuevas técnicas, normas tributarias y de carácter legal, concerniente a la Empresa y su función.
* Respeta y pone en práctica las normas de seguridad.
* Cumple y hacecumplir las normas y procedimientos establecidos por la empresa.
* Cumple y hace cumplir las normas internas del Reglamento de Personal.

PUESTO QUE SUPERVISA

Secretaria I

OBJETIVOS

Realizar el control, seguimiento y evaluación de políticas especificas como las de autoridad, control interno y otras que disponga la dirección d ela empresa.
Atiende los estudios y/o informessolicitados por la Gerencia General y por los organismos centrales de control externos dentro de los plazos previstos.

RESPONSABILIDADES

* Apoyar al Director General.
* Llevar agenda del gerente
* Simplificar la información recibida y archivarla para proporcionarla cuando se necesite.
* Redactar las cartas memorando, requisiciones que el Gerente General requiera.
* Mantener...