Manual de funciones y procedimientos del departamento de recepción.

Manual de Funciones y Procedimientos del Departamento de Recepción.

Índice:
1.- Descripción de las funciones del departamento de recepción
2.- Equipo y material empleado en el departamento
3.- Formatos Utilizados
4.- Políticas de registro y salida de huéspedes
5.- Asignación de habitaciones
6.- Bloqueo de habitaciones
7.- Manejo de Correspondencia del huésped
8.-Manejo de grupos
9.- Procedimientos:
a) Para registro de entrada del huésped
b) Para entradas con poco equipaje
c) Para extensiones de estancia
d) Para cambio de habitación
e) Para salidas de huéspedes
Funciones de caja de recepción:
1.- Uso de tarjetas de crédito
2.- Manejo de cheques de viajero
3.- Cupones de agencias de viajes
4.- Cambios de divisas
5.- Tipos de cuentas dehuéspedes
6.- Manejo del estado de cuenta o Folio
7.- Corte de caja
8.- Arqueo de corte de caja

3.- Formatos Utilizados en el Departamento de Recepción

A) Factura
B) Sobre de concentración
C) Vale de caja
D) Recibo de pago anticipado
E) Ajuste
F) Cargo de misceláneo
G) Traspaso
H) Caja de seguridad
I) Informe del cajero
J) Pagare para tarjetas de créditoK) Sobre de despedida
L) Pases de salida
M) Cambio de dólares
N) Deposito de cajeros

4.- POLITICAS DE REGISTRO Y SALIDAS DE HUESPEDES
Políticas de registro
- La bienvenida: se debe recibir al huésped con una sonrisa amable y darle la más cordial bienvenida.
- La promoción: la mayoría de los huéspedes pregunta acerca de los precios antes de realizar el registro, elrecepcionista deberá tratar de vender las habitaciones de mayor precio.
- El registro: se invita amablemente al huésped a que llene la tarjeta de registro.
- La asignación: el recepcionista asignara la habitación más conveniente para lograra la satisfacción del huésped.
- El cobro: se le debe preguntar al huésped cual es la forma de pago, cuando se trate de tarjeta de crédito se le invitaamablemente a que llene el pagaré respectivo.
- La despedida: se le manifiesta al huésped que usted desea que tenga una feliz estancia. La llave deben entregarse al botones la cual será presentado por su nombre al huésped.
Salida del huésped
Cuando un huésped sale del hotel y paga su cuenta el cajero entregara la “salida de caja” al cliente o al bell boy, según las políticas del hotel. Alentregar el equipaje y acompañar al huésped a la puerta, el Bell boy conservara la salida de caja para incluirla en su reporte de salida y para comprobar que el cliente ya avía pagado su cuenta.
El recepcionista reportara la salida de inmediato a la ama de llaves para que se asee la habitación y a roomservice para que surta nuevamente el serví bar. Se quitara la tirilla del rack numérico, dejandola indicación de que el cuarto esta sucio para evitar asignarlo antes de que este listo. Se retira la tirilla de l rack alfabético y se informa la salida a teléfonos para que también limpie su rack.
5.- ASIGNACION DE HABITACIONES
Una buena asignación al cliente ahorrara tiempo y trabajo, ya que se evitaran cambios de habitaciones y el cliente se sentirá mas satisfecho. Algunas de las normasrecomendadas al asignar habitaciones a huéspedes son las siguientes:
a) Preguntar al huésped el tipo de habitación que desea
b) Tratar de asignar la habitación cerca del restaurant, para que le huésped vaya a consumir mas frecuentemente.
c) Procurar ir llenando el hotel por áreas, pisos o edificios, ya que si se asigna a solo un huésped a un piso el gasto de energía puede serelevado.
d) En los hoteles que ofrecen transportación interna a los huéspedes en vehículos, camionetas procurar darles la habitación mas cercana a la cafetería con el fin de transportarlos con frecuencia.
e) Tener cuidado al hacer una buena asignación en el caso de personas que presenten algún impedimento físico.
f) Tratar de asignar las habitaciones de grupos en una misma área....