Manuales administrativos

Manuales administrativos
Concepto de manuales: los manuales constituyen unas de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente un instrumento de comunicación.
Si bien existen distintos tipos de necesidades, pueden clasificarse los manuales como un cuerpo sistemático que tiene la descripción deactividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas. En las organizaciones que no es utilizan los manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Si bien el propósito de transmitir información se cumple por medio de estos últimos instrumentos, no selogra el objetivo que se construya un cuerpo orgánico, por lo que resultará difícil en un momento dado cual es el total de esas disposiciones registradas a través de comunicados aislados.
Ventajas de la disposición y uso de manuales
1- Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos estos que por otro lado sería difícil de reunir.
2-La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento. Sino que son registradas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.
3- Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a que áreas debenactuar o a qué nivel alcanza la decisión o ejecución.
4- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
5- Sirven para ayudar a la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.
6- Son un elemento cuyo contenido se han ido enriqueciendo con eltranscurso del tiempo.
7- Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisión cuales son los actos delegados.
8- Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido.
9- Economizan el tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otramanera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
10- Ubican la participación de cada componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimento de los objetivos empresariales.
11- Constituyen un elemento que posibilitan la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación deresponsabilidades según el manual, y la forma que las mismas se desarrollan.
12- Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.
Limitaciones de los Manuales
1- Existe un costo de redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.
2- Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenidoacarrea su total inutilidad.
3- No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida por los manuales.
4- Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalles de afectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.
5- Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personasy, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.
Clasificación de manuales administrativos
Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones empresariales:
1- Manual de Organización.
2- Manual de Políticas.
3- Manual de procedimientos y normas.
4- Manual de especialistas.
5- Manual del empleado.
6- Manual de Propósito múltiple.
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