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CONTROLANDO LOS GASTOS DE VENTAS
Francisco santana, gerente del distrito de “la papelería borinqueña inc.”, esta desde hace dos meses a cargo de la oficina de ventas del distrito de Ponce, puerto rico. Antes de ser trasladado a Ponce para remplazar a Carlos romero (que había estado en esa ciudad durante 30 años, los últimos 20 como gerente de ventas) santana había sido gerente asistente en eldistrito de ventas de sanjuán, la capital, la hacer una revisión, junto con el vicepresidente a cargo de las ventas del a compañía de los diversos aspectos inherentes a su posición, santana se enteró de que los gastos de venta en el distrito de Ponce eran 50 por ciento más altos que los de san juan y que el volumen de ventas no había mantenido el ritmo de aumento mostrado por ciertos distritos.Se le indico que había primero, reducir el costo de operación de la oficina de Ponce y que tan pronto como los costos estuvieran bajo control debía entonces dar los pasos necesarios para elevar el volumen de ventas.
Santana llegó a Ponce un mes antes del retiro de Carlos romero y tuvo ocasión de examinar con él las operaciones de la oficina. Romero reconoció que los gastos en Ponce eran másaltos que los de sanjuán, pero atribuyo esa circunstancia al tamaño del distrito pues cubría muchos kilómetros cuadrados más que el de sanjuán. Cuando santana pidió ver los registros de las visitas diarias efectuadas por cada vendedor, una lista de clientes potenciales y los nombres de los nuevos clientes de cada mes, romero le manifestó lo siguiente:
“francisco, yo no me preocupo mucho por cosascomo estas. Todas las mañanas converso con cada uno de mis ocho vendedores cuando vienen a la oficina. Conozco a cada uno de ellos desde el primer día que empezaron a trabajar aquí. Sé que todos ellos tienen los mejores intereses de la compañía en alta estima y estoy seguro de que la están dando sus mayores y más dedicados esfuerzos. Yo los ayudo cuando los solicitan, pero por los demás, dejo quecada uno siga su propia orientación. Esto contribuye a una atmosfera muy grata y amistosa.
Después de que romero se retiró formalmente, santana tuvo ocasión de examinar más de cerca las cuentas de los gastos de los vendedores. Comprobó quien el promedio de los adelantos para gastos era de 450 en lugar del máximo de 200 permitido por la política de la compañía y que un vendedor había retiradoun adelanto para gastos era de 1000. Santana llego a la conclusión de a qué fin poder de poner los gastos y el volumen de ventas en línea con los de otro distrito de la compañía, era necesario un cambio radical en el método administración de la oficina de Ponce. Decidió entonces presentar estos cambios en forma de memorándum y discutirlos en la prima en la primera de las reuniones semanales reciéninstituidas, fijadas para los viernes por la tarde. La siguiente es una copia de dicho memorándum:
A: vencedores, distrito de Ponce, “papelería borinqueña inc.”
Ref.: control de los gastos
Ustedes están consiente de que los gastos de la oficina de ventas del distrito de Ponce son muchos más altos que los de las oficina de otros distritos a un más grandes. Por ejemplo, nuestros gastos sonun 25 por ciento más altos que los de la zona de Mayagüez, un distrito de tamaño semejante. Es necesario que pongamos nuestros gastos en línea con los distritos de oficinas similares en la compañía. Los siguientes procedimientos entraran en vigor a partir del próximo lunes.
Los adelantos para gastos estarán limitados a 200 semanales, de acuerdo con lo dispuestos en el manual de política de ventade la compañía. Aquellos de ustedes que tengan balances pendientes de liquidaciones por de 200 no se les permitirá retirar anticipos adicionales, además la cantidad que exceda d e200 deberá ser devuelta al final del corriente mes , si no se pagara par a entonces se les pedirá autorización para reducir el balance superior a 200 de su salario de tres cuotas mensuales iguales.
Los vendedores...